Presupuesto anual: Que es y como se hace.

Presupuesto anual: Que es y como se hace.

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Presupuesto anual: Que es y como se hace. Escuchar el Articulo

¿El concepto de planificación te parece algo sofisticado y lejano? ¿Quieres empezar a controlar más los resultados de tu empresa en el corto plazo? ¿Te gustaría trabajar con presupuestos pero no sabes por dónde empezar?.

Tener un presupuesto bién elaborado y realista es un excelente punto de partida para controlar tus resultados, medir y revisar tus acciones respecto a lo inicialmente planificado y avanzar seguro en la consecución de tus objetivos.

No obstante, el presupuesto no es más que la expresión numérica de los planes de la empresa.

Para validar el presupuesto es clave empezar paso a paso desde la definición de los objetivos estratégicos a la elaboración de los planes operativos para conseguirlos.

Y es que aunque parezca increible, lo cierto es que a menudo en muchas empresas la planificación que debería “ir” antes del presupuesto queda diluida o casi “excluida” del “producto final”: el presupuesto.

En este post te resumo que es y como se hace paso a paso un presupuesto anual.

Definir los Objetivos

Comenzar por definir los objetivos clave es imprescindible para una planificación y un presupuesto realista y cohesionado.

Los objetivos son la concrección de la linea estratégica de la empresa en metas cuantificables .

Los Objetivos deben fijarse tras analizar la situación económico-financiera actual de la empresa, ya que este análisis marca el punto de partida

SI quieres saber más sobre que es y como definir los objetivos clave te aconsejo que vayas a mi post “Definir Objetivos Anuales”.

Planificar por áreas

Una vez definidos los objetivos clave para el próximo año, el proceso de planeación estratégica persigue planificar al detalle las principales áreas funcionales de tu empresa.

Las grandes macro áreas a planificar son:

  • Área Ventas (comercial y marqueting) con sus productos: el Plan de ventas, el plan de marqueting.
  • Área Operaciones (compras, stocks, producción, logística). Heredará los objetivos de ventas, fijando objetivos propios en linea con la estrategia de la empresa.
  • Área técnica (calidad, I+D y producto), adaptará sus planes y necesidades en aras de cumplir los objetivos clave.
  • Área Servicios generales.

¿Que definir en cada Área?

Te engañaría si te dijera que hay un procedimiento estándar.

La planificación puede complicarse o simplificarse según las necesidades, la organización interna y el tamaño de cada empresa.

Pueden haber equipos de planificación por áreas o un único planificador en negocios pequeños.

El alcance y contenido de cada plan puede limitarse o extenderse en función del tipo de plan y del output esperado por Dirección.

En general cualquier planificación debería seguir el siguiente esquema:

  • Resumen ejecutivo: Definir el alcance del plan.
  • Situación de partida: análisi interno y/o externo dependiendo del plan.
  • Objetivos y metas.
  • Estrategias .
  • Acciones necesarias para conseguir los objetivos.
  • Programacion de las acciones.
  • Presupuesto necesario para completar el plan, incluirá separado:
    • Ingresos y/o Gastos corrientes desglosados por partida y mes de su devengo previsto.
    • Inversiones necesarias (ya sean inmobilizado, gastos extras y personal) por partida y mes de la inversión prevista.

El alcance de los presupuestos por área.

¿El presupuesto se trabaja al máximo detalle por área?

La respuesta vuelve a ser que depende aunque normalmente No.

Dependerá de cada empresa y del “grado de descentralización” sobre el control del gasto que esté dispuesta a asumir.

Una gestión totalmente descentralizada , dejaría todo el presupuesto de gasto, aguas abajo de la cuenta de explotación a cargo del responsable del área.

Pongamos un ejemplo:

  • Plan Comercial Minimo: Definiría solo temas referentes a la actividad comercial como ventas por agente, zona, visitas, acciones comerciales, incentivos y comisiones comerciales , altas y bajas prevista por agente comercial.
  • Plan Comercial semicentralizado: incluiriá también los gastos comerciales asociados a su división pero sin entrar en gastos de funcionamiento.
  • Plan Comercial descentralizado: además de los gastos comerciales también se encarga de definir los recursos comerciales fijos tales como locales y resto de gastos generales. A este tipo de planificación se le llama también planificar por División, o centro de coste.

Sea cual sea la opción que elijas, recuerda que la descentralización implica “delegar” la gestión sobre las partidas.

Esto no tiene que ser apriori “malo” pero debes valorar el esfuerzo “extra” en coordinación y coperación por parte de tu equipo .

La clave del éxito será no perder el control sobre la Gestión global de tu empresa en especial sobre aquellas “partidas” que se gestionan de forma centralizada (gastos de personal, contratos de suministros o comunicaciones etc).

Por lo tanto si sospechas que el sistema de información no está perfectamente definido y que por tanto el riesgo de descontrol, errores o ineficiencias es alto, Olvidalo.

Los responsables del Plan

Los responsables de cada plan deben ser personas clave en la organización que conocen y gestionan los recursos objeto de planificación.

Esta responsabilidad suele recaer sobre los responsables de cada área, división o centro de coste o en su defecto el controller especialista en esa área.

Es necesario que esta persona esté en contacto y en comunicación constante con el resto del equipo de planificación en otras áreas y el área financiera y de control de gestión de la empresa.

Coordinar y consolidar los planes en el Plan Operativo Anual y darles forma en los presupuestos generales es responsabiliad del Responsable de Planificación y Control de Gestión y en su defecto de la Dirección General.

Los Planes de personal y de Inversiones

Durante la elaboración del presupuesto existen dos Planes “colectores” que consolidan la información recopilada de otros planes.

Me refiero al Plan de Personal y al Plan de Inversiones.

A diferencia de los otros planes funcionales, estos Planes tienes un caracter generalista ya que agrupan las necesidades de diferentes áreas de la empresa.

El Plan de Inversiones

Recogen las necesidades de Inversión en todas las áreas de la empresa, ya sean edificios, maquinarias , mobiliario, instalaciones o elementos informáticos.

Hay que tener en cuenta que no todas las inversiones acaban formando parte del activo de la empresa. Por ejemplo , si desde producción solicitan una nueva máquina para envasar por ejemplo, se puede optar por comprarla o por hacer un renting.

El tratamiento contable que tiene una y otra “incorporación” es distinto, Si se compra es Inversión y figurará en el Activo del Balance como más inmobilizado , la otra es Gasto y figurará en la cuenta de explotación.

Estrictamente, un Plan de Inversión incluiría solo la compra , recogiendo el resto de “necesidades ” en otros epigrafes del presupuesto”.

Personalmente, creo que es mucho más intuitivo reflejar en el Plan de Inversiones todas las necesidades, y especificar cómo se adquirirán: compra, leasing, renting…

El Plan de Personal

El plan de personal recoge las necesidades de personal de acuerdo a los planes de crecimiento de la empresa y cuantifica su efecto e impacto en la cuenta de explotación en las diversas partidas de gasto de personal.

El plan de personal anual además acostumbra a incorporar objetivos y acciones propias del área de recursos humanos en materia de formación, promoción, selección y retribución.

En relación a los presupuestos generales , la información que debe recoger el Plan de personal será:

  • Plantilla necesaria agrupada según las necesidades de la empresa . Puede ser por Departamento , División, centro de coste. etc.
  • Altas y Bajas de personal e impacto en el gasto global sobre el presupuesto en el momento de producirse.
  • Gasto Global de plantilla desglosado por concepto además de por centro de coste o división. Hablamos de Sueldos y salarios, seguridad social, comisiones, primas o premios.
  • Gastos extraordinarios: indemnizaciones.
  • Otros gastos de personal: planes de pensiones, formación, retribución en especie etc.

Los presupuestos

Que son los presupuestos

Los presupuestos consolidados de la compañía son el reflejo financiero y contable de los planes de crecimiento previstos en el horizonte de planificación.

Los presupuestos globales incluirán la Cuenta de resultados, el Balance y la previsión de tesorería, así como todos los epígrafes y detalles necesarios para interpretar los.

Se elaboran al final del proceso de planificación y sólo después de que toda la información esté trabajada, y los planes hayan sido aprobados por los responsables funcionales y el Responsable de Planificación.

Presupuesto anual: Que es y como se hace.

Etapas de elaboración de los presupuestos.

El presupuesto es un puzle de piezas cohesionadas entre si donde es necesario unir todas las piezas y hacer que “encajen”.

A menudo hasta que no tenemos todas las “piezas del puzle”, no detectamos incoherencias y conflictos.

Es por tanto, el proceso de consolidación y revisión presupuestaria vital para validar la coherencia interna de los planes, realizar los retoques necesarios en ellos y aprobar su puesta en marcha definitiva.

Las etapas que seguiremos para elaborar los presupuestos son:

La cuenta de explotación

  • Recopilar información presupuestaria de los planes.
  • Trabajar las partidas que no se heredan de los planes.: normalmente provisiones y amortizaciones y gastos generales.
  • Confeccionar la cuenta de resultados antes de intereses e impuestos (BAII).
  • Revisar la cuenta de explotación con el equipo de planificación y realizar los ajustes que sean necesarios en los planes.
  • Validar el BAII con dirección .
  • Estimar el resultado financiero (gastos e ingresos financieros esperados) antes de ajustes de tesorería.
  • Validar el Resultado Final esperado tras intereses (ajustados según tesorería) e impuestos estimados.

La previsión de tesorería

El presupuesto de tesorería tiene como objetivo estimar los flujos de caja futuros y en base a ello calcular las necesidades de financiación.

Generalmente se parte de un objetivo de Caja mensual (sería la caja de seguridad para imprevistos). Esta “Caja Objetivo” debería ser suficiente para atender los pagos y tener un margen para “imprevistos”.

Sigue estos pasos para calcular tu tesorería:

  • Fijar la caja objetivo
  • Trabajar los flujos de efectivo.
  • Calcular y establecer las fuentes de financiación.
  • Recalcular si es necesario el resultado financiero teniendo en cuenta los intereses vinculados a la nueva financiación.
  • Cerrar la previsión de tesorería ajustada.

Si la caja final bajara de este objetivo deberíamos cubrir este “déficit” acudiendo a las diferentes fuentes de financiación.

La fuente de financiación dependerá del tipo de gasto a financiar, si se trata de la actividad corriente a corto plazo, inversiones, etc.

Por ello es muy importante separar en tesorería según el tipo de flujo de efectivo. Lo puedes ver en mi artículo “¿Por qué es tan importante el análisis del cash flow?

Estos son los inputs que necesita el presupuesto de tesorería:

  • Ingresos y gastos esperados para calcular los flujos de caja: cobros y pagos estimados.
  • Plazo medio de cobro y el plazo medio de pago para cada partida del presupuesto de tesorería.
  • Inversiones previstas y su momento de pago.
  • Ingresos y gastos agrupados según el tipo de IVA para poder calcular las entradas y salidas por IVA.
  • Otras variaciones en el patrimonio de la empresa que implique un movimiento de caja.

Una vez estimados los flujos de caja para cada periodo y tipo de flujo de efectivo, estará en disposición de calcular la posición neta de caja , partiendo del saldo de caja inicial y de las variaciones generadas en el mes.

Es entonces cuando empieza “el juego de sumar cash”, acudiendo a fuentes externas o internas de financiación.

El Balance

El Balance de situación refleja la situación económica y patrimonial de la empresa en un momento dado.

Es decir recoge lo que tengo (Activos) y cómo lo he obtenido o financiado (Pasivo).

El Balance presupuestario, deberá recoger información del presupuesto de cuenta de explotación y del de tesorería.

Estos son los bloques de información que maneja el planificador para realizar el presupuesto de Balance.

  • Balance de situación inicial.
  • Resultado final ajustado.
  • Endeudamiento previsto según plan de tesorería.
  • Inversiones nuevas y bajas en inmovilizado previstas.
  • Cuadro de amortizaciones y provisiones para el año de planificación.
  • Variaciones y movimientos en elementos patrimoniales que afecten a la estructura del Balance.

Tips para un presupuesto eficiente

  • Tener un procedimiento escrito sobre el proceso de Planificación anual y elaboración de presupuestos y ponerlo en conocimiento del equipo de planificación es básico para colocar cada pieza en su lugar , aclarar y limitar las responsabilidades de cada interviniente.
  • Utilizar un formato único de consolidación en cada plan para las partidas a integrar en el presupuesto. Esto es vital para evitar pérdidas de tiempo interpretando los datos y te garantizará que los datos vienen filtrados con el nivel de detalle requerido.
  • Planificar los plazos para ejecutar cada fase en la planificación y hacer seguimiento de los retrasos.
  • Implicar a la Dirección y a todo el equipo directivo en el proceso de planificación .

Conclusiones

Te animo a que este año Si, planifiques tu próximo año como “Dios manda”, porque aunque siempre lo digo ” La planificación es la manera de avanzar con paso firme y seguro en la consecución de los objetivos que tu deseas para tu negocio”.

Y si necesitas ayuda, que sepas que desde grownowng podemos ayudarte a planificar y ejecutar todo el proceso.

Si te ha gustado mi post no dudes en compartir. También te agradeceré tu valoración y comentarios que como sabes son siempre bienvenidos. 

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