El Control de gestión, clave en tu empresa

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Control de Gestión Management
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Los tiempos cambian y los roles en la empresa también. El mercado se diversifica y especializa cada vez más y en este ámbito surgen nuevas profesiones que cubren las necesidades de la era en la que vivimos.

La especialización de los perfiles es cada vez mayor y surgen dentro y fuera de la empresa perfiles y cargos que antes no existían . Nos inundamos de Cs…. y vemos que tenemos EL CFO , CTO, COO, CIO, CEO….y por si fuera poco el especialista externo o interno coacher laboral, ejercutivo, personal, entrenador, director de Felicidad. expertos en neurociencia , procesos, productividad, gestión de equipos de alto rendimiento ….etc. etc…

Estamos tan especializados, que nos convertimos en el traje a medida de algunos …, la pieza justa que falta en el puzle…., el único que sabe colocar ese tornillo.

Las grandes empresas ya están apuntadas a este método. Internet facilita las cosas, permitiendo la búsqueda de perfiles para casi todo. La inmediatez gana: y ” como un producto más… esto es lo que quiero esto es lo que consigo”.

¿Pero que pasa si quieres muchos “productos” y sólo puede pagar uno?

¿Que pasa por ejemplo, con las pequeñas empresas?

¿Que pasa cuando no pueden permitirse tener una persona para cada cosa, y necesitan justo lo contrario una persona para todo?

Pues que tienen dificultades para encontrar perfiles “todo terreno” multifuncionales que cubran sus necesidades.

El perfil del controller en este entorno tan especializado gana fuerza y se convierte en la pieza clave que necesitan las empresas para gestionar de forma eficaz sus recursos. Su perfil globalista y generalista les convierte en la mano derecha de la alta Dirección.

Te explico que es y en que puede ayudar a tu empresa tener este perfil.

El Control de Gestión , Que es.

El control de gestión es una de las funciones básicas en cualquier empresa. Esta función junto al análisis y la planificación de negocio son piezas clave en el desarrollo de cualquier estrategia dónde es necesario analizar el contexto actual, planificar el futuro y controlar que los planes previstos se ajusten a las previsiones.

Dicho de otro modo, el control de gestión es una parte fundamental del día a día de cualquier empresa y se centra en analizar  la realidad económica y financiera de la empresa, sintetizarla, compilarla  y convertirla en algo de valor para la toma de decisiones.

Son tres funciones diferentes pero altamente cohesionadas: análisis, planificación y control.

Es cierto que hay empresas que contratan perfiles separados parar los dos primeros (FP&A, financial planning and analysis) y el tercero Controlling.

No obstante, en la gran mayoría de los casos estas tres funciones se acaban asumiendo por el mismo role dentro del perfil de Control de Gestión 

Quién realiza el control de gestión en la empresa

El control de gestión es por tanto un concepto muy amplio en cualquier empresa y por lo general, es la figura del “controller” la que asume esta responsabilidad.

Va a depender del tamaño de la empresa y de sus necesidades (y presupuesto claro) que esté más o menos especializado en una o varias personas según la “parte del pastel” que haya que analizar , o incluso en equipos de trabajo centrados en ofrecer un servicio de apoyo estratégico a la Dirección General.

En empresas pequeñas, es habitual que sea la propia Dirección General la que asuma las “riendas” del control de gestión, y que “delegue” parte de los trabajos y funciones en personal de su confianza.

En otras empresas, este role se desdibuja entre diferentes Departamentos como la Dirección financiera y la Dirección industrial y de Operaciones.

¿Que tipos de controlling existen?

La figura del controlling ha evolucionado y se ha especializado como lo han hecho el resto de profesiones, y en especial en el ámbito de la Gran empresa donde las necesidades aunque son de base las mismas que en la pequeña, el grado de complejidad y el volumen de datos es mucho mayor.

Si nos fijamos en que parte del “pastel” o de la compañia en la que ejercen su actividad los controllers , podemos distinguir los siguientes perfiles:

  • Controlling Corporativo. –> Función por lo general a nivel financiero y de consolidación de las empresas del grupo. Entran poco en detalles, pero su labor es clave como elemento integrador entre la parte interna y externa (auditorias p.e.) de la empresa.
  • Controlling Filiales –> Se centran en el control de negocio de las filiales por lo general con poca estructura. Controlan los Gastos y son responsables del repoting.
  • Controlling de negocio –> perfil generalista, por lo habitual involucrado en diversas áreas y que interviene directamente en el negocio de la empresa. Por su posición, en determinadas funciones asume responsabilidades propias de la Dirección general.
  • Controlling financiero –> Basa su actividad en el análisis financiero de las empresas basada en sus cuentas anuales, tesorería , balances , cuadros de mando etc.
  • Controlling Industrial. –>pueden existir perfiles como control de planta, control de costes, control de stocks….
  • Controlling Comercial. —> Lo podemos dividir también en partners de negocio para cada División, controller de precios, controller de marqueting….

¿Que perfil tiene un controller?

EL perfil es muy diverso , tanto como la tarea a desarrollar.

Si estamos ante un controller de negocio, que ocupa una posición más generalista, su perfil suele corresponder a un licenciado superior por lo general en la rama empresa , que idealmente tenga estudios complementarios de postgrado.

Si estamos ante un controller industrial , aunque por lo general deberán conocer tambíen la parte financiera del negocio, su perfil acostumbra a ser más técnico, siendo desarrollado por ingenieros industriales con un postgrado en gestión de negocio, o economistas con una amplia experiencia en entornos industriales.

¿Que funciones básicas componen el “círculo mágico” del control?

Las tres grandes funciones básicas que se engloban en control son :

  • Análisis
  • Planificación.
  • Control

Estas tres fases forman un sistema perfecto que se retroalimenta.

La función de Análisis

Cuando iniciamos cualquier actividad necesitamos un análisis previo de la situación actual, nos servirá para detectar los puntos fuertes y débiles ,en definitiva lo que tenemos y lo que nos falta.

Pero no solo eso, cuando iniciamos un nuevo periodo de actividad, buscamos un cambio o un giro en nuestro negocio, necesitamos Analizar dónde estamos.

Esta fase es crucial e implica un análisis minucioso de los datos. Esta compilación de información debe hacerse con rigor y de forma exhaustiva y debe concluir con un informe de de conclusiones (sea del tipo que sea) .

El informe de conclusiones será la base para establecer los objetivos y trazar la línea estratégica a seguir en el futuro.

Ojo, no vayáis a pensar que el informe de conclusiones es algo que exista (al menos no con ese nombre ) en cualquier empresa.

Puede tener muchos formatos y nombres dependiendo de cual se su uso: toma de requerimientos, informe de auditoria, reporting financiero, cuadro de mando , reporting general, análisis DAFO. ….

Cualquiera de ellos es un informe que resume cual es la situación actual y que sirve para Tomar decisiones a futuro.

La función de Planificación

La Planificación convierte las conclusiones de nuestro análisis en una serie de acciones específicas, medibles y controlables en el futuro .

Es la proyección al “mañana” de nuestro análisis de “hoy” y de las conclusiones a las que hemos llegado.

La Planificación es crucial es la empresa.

Otra vez, no hay un único documento para mostrar esta planificación pero claramente deberá contener los siguientes inputs:

  • Objetivos, metas y indicador de cumplimento. (KPI).
  • Plan de acción para llegar a la meta.

Los planes pueden presentarse en la empresa de muchas formas, dependerá del objetivo y del alcance.

Para un mismo objetivo podemos tener además un plan detallado con un programa de acciones concreto en el horizonte temporal de estudio, y un cuadro resumen de las metas a conseguir que puede ser estático (o semi) o dinámico.

Algunos ejemplos de planes:

  • Plan de producción.
  • Plan de tesorería.
  • Plan de inversiones.
  • Plan de marqueting
  • Plan comercial
  • Plan de expansión…

Y algunos ejemplos de herramientas para medir resultados :

  • Cuadro de mando integral (CMI).
  • Cuadros de mando Operativo .
  • Presupuestos financiero sobre Cuenta anuales.
  • KPIs y otras métricas..

La función de Control

De nada serviría planificar si después no controlamos en el futuro el resultado de nuestra planificación.

EL control es básico pero no inflexible.

Se trata de comprometernos con el plan, pero teniendo en cuenta que hay circunstancias no previstas inicialmente que deberemos incorporar a nuestro planes actuales.

El control nos servirá para separar las desviaciones a asumir de las que No son tolerables. 

Las primeras se incluirán en el nuevo análisis , sobre las segundas se plantearán medidas correctoras para reconducir los datos reales  al plan previsto.

Resumiendo…

La función de control compara nuestro plan con nuestra realidad , detecta las desviaciones , propone medidas correctoras en el presente para reconducir las desviaciones hacia la planificación inicial y en última instancia, propone la revisión del modelo inicial con un nuevo análisis.

¿Necesitas un controller?

Si estás empezando en tu negocio, puedes asumir tu mismo las funciones de control o puedes buscar asesoramiento externo (pregúntame como).

Es una tarea minuciosa pero que aporta un gran valor estratégico en la toma de decisiones.

Te va a permitir poner el foco sobre que eres, quien quieres ser y en qué te estás desviando, y corregir una y otra vez, potenciando la mejora contínua y el crecimiento de tu proyecto con tu experiencia pasada.

Todos deberíamos ser un poco Controllers.

Si por el contrario tu negocio ya tiene una dimensión puedes empezar a pensar en delegar en alguien este role.

Tienes muchas opciones aunque si todavía tu estructura no lo justifica piensa en buscar un partner estratégico que te ayude en todo el proceso de toma de decisiones y control de la actividad.

Conclusiones

Tu y solo tu eres responsable de tu negocio. Esto es una gran ventaja pero también una gran responsabilidad.

Tu día tiene solo 24 horas, y parte de ellas, son para descansar, no hipoteques tu vida personal aún más.

Imaginate …si pudieras disponer de alguien de total confianza en quién delegar al menos en parte el control de tu negocio. Alguien que tuviera un perfil generalista y fuera capaz de reconocer cuando, como y dónde es necesario pasar a la acción¿Sería fantástico no?

Mi consejo es que prestes especial atención en la elección de esta figura. Porque la elección del profesional que será tus ojos y tus oídos, se convertirá en tu gran aliado capaz de llevar a tu empresa a otro nivel.

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