Los KPIs que son y como definirlos

Los KPIs que son y como definirlos

Control de Gestión Management
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No hay evolución sin medición. Es así de simple. La medición de nuestros resultados nos permite evaluar si lo que estamos haciendo está conforme o no a los objetivos que nos habiamos fijado .

La medición es el “suspenso , aprobado o excelente”, lo que nos indicará si tenemos que rectificar o continuamos por el mismo camino.

Pues eso ni más ni menos son los KPIs. Las métricas principales de la gestión empresarial son los KPI (del inglés Key performance Indicator) o lo que viene a ser en español “Indicadores clave de desempeño”. 

Pero como fijar estos indicadores , cuales son relevantes y cuales no, como seleccionarlos entre todo el amasijo de información de que disponemos.

En este post te  voy a enseñar como identificar y definir los indicadores relevantes en tu negocio. ¿Vamos a ello?

Definición de KPI

El término KPI, las siglas de Key Performace Indicator, es la métrica utilizada en cada momento para valorar y cuantificar el resultado de la gestión empresarial en el área concreta de análisis.

El KPI es por tanto un indicador clave que mide el desempeño de nuestras acciones. Es en definitiva, el instrumento que nos permite valorar cómo de cerca está la realidad de los objetivos fijados en la planificación.

La clave está precisamente en seleccionar adecuadamente estos KPIs para que sean los justos y necesarios para medir nuestra actividad. 

Cuando definir los KPIs

Si tienes un negocio debes ser capaz de medir y cuantificar su evolución, sin pasar horas y horas revisando informes y listados.

Escogiendo pocos datos pero buenos que te muestren cómo va tu negocio, eso se consigue con los KPIs.

Cualquier actividad que necesite control, necesita tener definidos unos indicadores clave. Es la única manera de tener una visión global, ágil y eficaz de si las “cosas” marchan bien o por el contrario es un auténtico desastre.

Por ponerte ejemplos de uso de indicadores:

  • Visión de la evolución de un proyecto.
  • Medición de campañas de marketing.
  • Visión global de gestión de negocio (cuadro de mando Integral).
  • Análisis de rendimiento y actividad de tus Departamentos.
  • Análisis de Procesos de Negocio, son los Cuadros de mando por área funcional. Me refiero a área comercial, producción, finanzas….

Por lo tanto sea cual sea tu actividad ponte a definir tu cuadro de control definiendo tus indicadores desde ya.

Objetivos, metas y KPIs

¿Está un KPI vinculado a un objetivo?

La respuesta es que debe estarlo pero la realidad es que no siempre es así, y el motivo es que muchas veces “actuamos” antes que “pensamos” y luego, claro está, queremos ver si lo estamos haciendo “bien”.

En un mundo perfecto funcionaríamos así:

  • Tenemos una idea.
  • Analizamos los pros y contras,
  • Decidimos que estrategia o camino vamos a seguir para convertir esa idea en una realidad.
  • Fijamos los objetivos.
  • Concretamos las acciones a seguir.
  • Medimos los resultados

Esto no es ni más ni menos que Planificar.

Es como debería ser siempre, pero muchas veces y sobre todo cuando estamos en la “frenesí” del día a día, ya vamos “al grano” y nos olvidamos del análisis y la planificación. Pero eso sí , luego queremos MEDIR.

La medición sin planificación previa es arriesgada. Implica definir un cuadro de mando de indicadores que pueden no ser relevantes porque no hay un “foco concreto” de Que medir.

Os pongo un ejemplo.

Os proponen crear Un Cuadro de Mando para el Departamento de Customer Service, pero no hay asociado un objetivo,…que vas a medir ¿la atención al cliente, las reclamaciones o el rendimiento del personal? ¿o un mix de todo?.

Por tanto, regla de Oro:

Definir claramente los Objetivos antes de empezar a medir los resultados en este orden: Objetivo , valor-meta y KPI.

  • El Objetivo :
    • Es aquella expresión que define nuestro fin, que queremos conseguir.
    • Ejemplo: Lograr un crecimiento de ventas Sostenible.
  • Valor Meta o valor objetivo:
    • Concreta el alcance del objetivo en un plazo concreto de tiempo.
    • Ejemplo: Lograr un crecimiento de ventas del 20% anual. La meta es el 20% en un año.
  • El KPI:
    • Mide el desempeño del objetivo mediante la formulación de la meta.
    • Ejemplo: Lograr un crecimiento de ventas del 20% anual. El KPI principal es %Variación Interanual de Ventas.

Características Básicas de los KPIS

Bien, imagina que ya has definido tus objetivos, y estás manos a la obra definiendo tus indicadores. Antes de ver que características debe tener un buen indicador, hazte esta pregunta:

¿Puedes transformar tus objetivos en una expresión que incluya la medición de tu objetivo con un único dato?

La respuesta es que en muchos casos si , en otros No, y dependerá de lo genérico que sea el objetivo.

La clave por tanto es concretar, y si es necesario desgranar el objetivo principal, en objetivos más concretos que si lleven asociado un único KPI.

Un KPI debería estar vinculado de manera única a un objetivo S.M.A.R.T (específico, medible, alcanzables, realista y en plazo).

Definir indicadores que no están asociados a ningún objetivo, es decir que no son clave, puede ser útil como información “complementaria” pero su aporte de valor es escaso, más allá de “liar y enmarañar el resultado final”.

Un ejemplo:

Objetivo estratégico : Mejorar el Servicio de atención al cliente.

Objetivos operativos:

  • Acortar el plazo de entrega a 5 días hábiles.
  • Disminuir el tiempo de proceso de pedido a un día.
  • Disminuir las reclamaciones en un 40%,
  • Incidencias en el proceso de pedidos 5%.

Indicadores que definen su cumplimiento:

  • Plazo de entrega.
  • Plazo medio proceso.
  • % Reclamaciones Año Actual/ Reclamaciones año anterior
  • % Pedidos erróneos /Pedidos procesados

Por lo tanto la clave es transformar el Objetivo en Objetivos concretos que se midan con indicadores precisos.

Como escoger los KPIs

¿Que debes preguntarte para saber si una métrica es “Clave”o no? . Si es clave es suficientemente relevante como para medir un objetivo concreto.

Te propongo un ejercicio….Coge papel, lapiz y empieza a definir tu cuadro de control. Sigue los pasos a continuación que te van a a llevar directo a definir los KPI.

  • Definir Objetivos: más de 5, a modo de “carta a los Reyes Magos”.
  • Pon Plazo a los objetivos:
    • Coge tus lista de 5 y intentar comprometerte con un plazo para cada Objetivo.
    • ¿Puedes?
    • Si no estás seguro es que tienes dudas de que sea realizable, reformula tu objetivo.
  • Pon Valor Objetivo o (valor meta):
    • Coge tu lista con plazos y añade Valor Objetivo.
    • Formula el objetivo así : “Conseguiré mi objetivo si consigo …..en el plazo ….”
    • Si no puedes fijar un “valor” o meta en la frase anterior , tu objetivo no es suficientemente específico.
    • Excepción : hay objetivos que no tienen un valor numérico , por ejemplo “Abrir una tienda nueva antes del 30 de junio”. La meta está implicita en el objetivo no te preocupes es normal.
  • Crear Subobjetivos:
    • Transforma tus objetivos sin meta, en objetivos más concretos “hijos” del principal.
    • Formula el objetivo así : “Conseguiré mi objetivo si consigo …..en el plazo ….
    • Si este objetivo lo puedes concretar en un valor, tiene asociado instantáneamente un KPI.
  • Formula los KPIs que has extraído de tus objetivos.

Conclusiones

La medición de los resultados es el proceso que completa el circulo mágico del control de gestión. Es la garantía , la prueba de que vas por el buen camino. La garantía que necesitas para dar el siguiente paso.

No pases por alto una decisión tan importante, no todo vale, no todo es efectivo. Tomar a la ligera la definición de tus KPIs puede llevarte a perder mucho tiempo, navegar entre interrogantes y datos inconexos que no suman hacia la consecución de tu objetivo. Y lo que es peor, no darte cuenta si quiera que te está equivocando.

Toma decisiones en base a datos realistas , contrastados y útiles. Suma valor a tu empresa y ahorra tiempo.

Si tu también quieres continuar mejorando es momento de definir tu Cuadro de mando integral empezando por definir tus objetivos concretos y los indicadores de rendimiento.

Puedo ayudarte en el camino, cuenta conmigo como tu Partner estratégico y de negocio, y preparate para surcar nuevos mares con seguridad.

Si te ha gustado mi post no dudes en compartir. También te agradeceré tu valoración y comentarios que como sabes son siempre bienvenidos. 

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