La Planificación anual: Definir los objetivos

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Management Planificación
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Si tienes un negocio, sabes mejor que nadie que llegar a dónde estás ahora no ha sido fácil, atrás han quedado largas jornadas de estudio y  planificación que te han llevado poco a poco de la idea  al diseño de tu modelo de negocio.

Todo esto está muy bien, pero si quieres que tu negocio siga creciendo de forma constante y controlada, no te puedes quedar en el Business Plan. Tu negocio es como un hijo hay que ayudarlo a crecer, seguir sus pasos para evitar caídas, anticipándote a sus acciones aportando la mejor solución para que avance seguro.

Lo interesante del Business Plan es que sea una “carta de compromisos”, un punto de partida de tu estrategia. Para ello, es imprescindible dar continuidad a los objetivos estratégicos que han diseñado en él, con una adecuada estrategia en el corto plazo.

En una serie de post que comienzan hoy te voy a ir desvelando como realizar una adecuada planificación a corto plazo empezando por el Análisis de la situación actual y la fijación del Plan de Objetivos.

Que debes tener en cuenta antes de empezar……

Lo primero que debemos tener muy claro antes de empezar a planificar nuestras acciones en el corto plazo es dónde queremos llegar en el futuro.

Un planificación a corto con garantías debería partir siempre de un plan estratégico a largo plazo: saber cual es nuestra Misión, visión y valores , dónde queremos estar a cinco años vista, y que objetivos estratégicos nos planteamos en el largo plazo, es la base para llevar acciones a corto.

Te pongo un ejemplo….

Imagina que quieres tener tu propia casa. Pues bien, la puedes construir de dos formas…. O con planos o sin,…

Opción 1: “SIN PROYECTO”.

Sabes como yo que en los años 70 hubo quien compro un terreno y se hizo su “casa” poco a poco , a veces sin permisos ni planos . La falta de planificación y proyección dió como  resultado en la mayoría de los casos  casas con un aspecto “bastante desastroso” (feas, sin pies ni cabeza, incluso inacabadas)….Seguro que lo habéis visto en muchas urbanizaciones…

Opción 2: “CON PROYECTO”

Otros muchos (la mayoría) contrataron un arquitecto le transmitieron su visión de la casa finalizada y el arquitecto dibujo los planos, concreto los acabados y finalmente preparó la memoria del proyecto. Cuando el proyecto estuvo aprobado él mismo o el constructor,  planifico su ejecución (lo que llamamos Dirección de obra)  para que todo saliera tal y como se había “diseñado” y en el plazo previsto. El resultado: una obra bien ejecutada y un resultado Diez.

¿Ves lo que digo?

Sin análisis y planificación previa del Objetivo final, nuestras acciones del día a día son mucho más erráticas y los resultados son más difíciles de conseguir.

Por lo tanto punto de partida: Imprescindible contar con un Plan Estratégico a Largo Plazo.

Seguro que si tienes un negocio y en especial si has tenido que solicitar ayudas o financiación, tienes ya tu Plan de Negocio redactado. ¡Recupéralo!

Lo que nos interesa no es la Parte “numérica” que puede estar desfasada.

Lo que interesa de verdad son las políticas y los objetivos fijados en tu plan de empresa.

¿Y si no tienes un plan de empresa?

Te recomiendo que lo hagas aunque no sea un requerimiento externo.

El Plan estratégico te va a servir para:

  • Resumir tu modelo de negocio
  • Definir tu propuesta de valor.
  • Ubicar tu modelo  dentro de  tu mercado.
  • Identificar el momento en el que estás actualmente y donde quieres llegar  y plasmarlos en tu misión, visión y valores.
  • Fijar tus objetivos a largo.
  • Definir la hoja de ruta (o políticas) a largo plazo  para conseguir tus objetivos.

En la práctica……¿Como se planifica?

Ahora te hablo de La excepción….porque se lo que estás pensando:

“Muchas empresas no tiene un plan estratégico a largo plazo y funcionan”.

Y es cierto.

Yo te tengo que aconsejar que te esfuerces mínimo en trazar una estrategia global en un plazo de cinco años.

Escribe tus objetivos a largo plazo , y traza la hoja de ruta para llegar a ellos año tras año. Esto puede ser un documento sencillo que sea un Mini Plan de Acción.

Pero haz mínimo esto.

Diseñar el Plan Anual a corto plazo

Si ya tienes tu “carta de compromisos y objetivos” muy clara es momento de ir poco a poco construyendo.

El Plan Operativo Anual , también llamado POA es la concrección en el corto plazo del plan estratégico de la empresa. Su elaboración contempla la fijación de objetivos y metas anuales en linea con la estrategia de la empresa, el diseño de los planes de acción operativos y funcionales para cada área de la organización, la programación de las acciones para cada área y la concrección de indicadores de seguimiento y control presupuestario.

Se trata de ir día a día  dando pasos para llegar a tus objetivos. La manera más segura de avanzar es con un plan trazado en el corto plazo, digamos a un año vista.

Te aconsejo que el corte lo hagas en el año contable. Es decir, si tu actividad empezó en julio no planifiques de julio a julio. Inicia un primer periodo 0 de 6 meses y los siguientes años llévalos de enero a Diciembre (si ese es tu ciclo contable).

¿Por qué seguir el ciclo contable?

Porque hay cuatro  partes básicas que componen la planificación a corto plazo:

  1. Análisis de la situación actual
  2. Definición del Plan de Objetivos Clave
    1. Fijación de Objetivos anuales.
    2. Asignación del indicador de seguimiento.
    3. Concreción de las metas a alcanzar con estos objetivos.
    4. Asignación de responsable del objetivo
  3. Definición de Planes operativos funcionales en línea con los objetivos.
  4. Elaboración del presupuesto anual.

El motivo de seguir el ciclo contable es tener un criterio claro y único  de medición de resultados.

En efecto, las métricas establecidas para analizar los objetivos tienen un plazo de ejecución por lo general anual, sea cual sea la periodicidad de su medición.

Por otro lado los planes operativos y el presupuesto general tienen carácter anual y recogen datos económicos de la estructura financiera de la empresa y de sus cuentas anuales.

En esta post vamos a hablar de los dos primeros pasos de la Planificación a corto plazo:

  • Análisis de la Situación actual.
  • Fijación de Objetivos clave.

Análisis de la Situación actual.

Analizar la situación actual es el primer paso para fijar los objetivos para el siguiente ciclo y así como para elaborar los planes y  proyecciones para el siguiente año en base a los objetivos acordados.

Esto se realiza tomando como base el cierre contable y de actividad del tercer trimestre del año.

Lo habitual es realizar una proyección que implica situarnos a “fecha cierre” partiendo de la realidad acumulada al tercer trimestre y estimado el último trimestre del año. En muchos manuales oirás hablar de este paso como Realizar el Forecast (previsión) de Final de año.

Este paso es imprescindible para tener claro el punto de partida para el año próximo y el grado de consecución de los objetivos actuales

  • Evolución de las cuentas anuales: cuenta de resultados y balance.
  • Evolución de los planes operativos.
  • Evolución de indicadores y métricas de seguimiento de los objetivos clave.

Algunos tips y consejos

Elaborar un buen Forecast es la base de un buen presupuesto no lo olvides por lo tanto:

  • Trabaja los datos  mensualmente en un Excel y no por acumulados globales.
  • Cuenta con el apoyo de tu equipo para afinar las proyecciones a final de año e incorpora todos los datos “previstos” aunque no realizados en el periodo restante.
  • No infles las previsiones si no estás seguro de poder realizarlas, estarás “inflando” los objetivos del año próximo volviéndolos poco realistas y realizables.

Definir el Plan de Objetivos Clave

EL Plan de Objetivos Clave es la recopilación de los principales objetivos estratégicos y operativos de la empresa en el próximo ciclo económico-contable.

Este plan es la base para la elaboración posterior de los planes de acción en cada una de las áreas de la empresa.

Su definición es crucial ya que además de guiar los planes de actuación de los próximos 12 meses, también representan la base para los presupuestos financieros y los cuadros de mando general y operativo.

Aunque el modelo de presentación de los objetivos puede variar según la empresa y entorno, una vez más la simplicidad es prioritaria. Pocos objetivos pero bien seleccionados y controlables en el futuro, mucho mejor que muchos y dispersos. Ya tendremos tiempo de “profundizar” y disgregar cada objetivo clave en sus hermanos menores en los planes operativos.

Tipos de Objetivos a corto plazo

Los objetivos a corto plazo a diferencia de los objetivos a largo son mucho más operativos y concretos.

Entre los objetivos a corto plazo además de los objetivos “heredados” o hijos de los objetivos a largo plazo también existen objetivos mucho más operativos basados en decisiones cuyo dead-line es inferior aunque su enfoque final  debe ser coherente con la visión de la empresa.

En función del área involucrada los podemos separar en : Objetivos estratégicos y operativos

Objetivos estratégicos

Son objetivos normalmente que persiguen acciones de crecimiento y consolidación. Su responsable normalmente es la Alta Dirección y son objetivos que tiene normalmente su homónimo en el largo plazo.

Se puede decir que son los hermanos menores en el corto plazo que dan continuidad y consistencia a los objetivos en el largo plazo.

Te pongo un ejemplo …

Imagina que uno de tus objetivos en el largo plazo es:

“Posicionar tu marca entre las 4 primeras de tu nicho de mercado en un plazo de 5 años”.

En el corto plazo tendrás que fijar objetivos que te hagan incrementar año tras año tu cuota de mercado, por ejemplo :

“Incrementar la cifra de facturación en 30% para el año X “.

“Obtener 100 cuentas nuevas de clientes”..

Recuerda que los objetivos a corto plazo son la reducción y concreción de los objetivos a largo, y que deben ser objetivos S.M.A.R.T (específicos, medibles, alcanzables, realistas y en plazo).

Los objetivos a corto plazo (esto es a un año vista) son mucho más concretos y menos genéricos que los objetivos a largo, pero deben ser coherentes con estos últimos.

Si detectamos incoherencias significativas entre los objetivos de crecimiento a corto y el plan estratégico a largo es síntoma de que nuestra estrategia a largo plazo posiblemente ya no sea válida y habría que replantear el plan estratégico para adaptarlo a la nueva realidad.

Objetivos operativos

Aunque no tiene un homologo equivalente directo en el largo plazo si están alineados con la visión de la empresa. Dicho de otro modo,  persiguen un crecimiento  bien  mejorando  la calidad, diversificando el producto, ganando prestigio etc etc.

Un objetivo operativo se refiere a un área en concreta de la empresa y normalmente su cumplimiento es responsabilidad del responsable del área afectada.

Cualquier objetivo puede surgir de forma espontánea fruto de decisiones del Comité de Dirección o fruto de la detección de una ineficiencia o mejora detectada durante el control de gestión que requiera de planificación para su correcto seguimiento y corrección en el futuro.

¿Quién  prepara los Objetivos Clave anuales?

Preparar los objetivos  generales  anuales es responsabilidad de la Alta Dirección. Dependiendo del tipo de empresa puede que sea el propio propietario o el comité de Dirección quién lo lidere.

En su elaboración no obstante juega un papel muy importante el staff de controlling de la empresa.

Los objetivos se preparan tras analizar la situación actual  con la documentación de soporte y consensuar los resultados y acciones en la rondas de reuniones con los responsables de área y el comité de Dirección.

¿Que objetivos forman parte del Plan de Objetivo Clave anual?

NO hay un criterio específico para ello.

Dependerá de cada empresa y de que considera relevante y que no.

En general todos los objetivos que implican un seguimiento exhaustivo y deben ser analizados por la Alta Dirección deben incorporarse al Plan de Objetivos Clave.

Si durante el año en curso se han detectado necesidades nuevas  deberá valorarse su incorporación como objetivos anuales para el próximo ejercicio en función de su relevancia y continuidad.

Como criterio general todos aquellos objetivos que tienen una repercusión importante en Beneficio, rentabilidad o cash flow  son incorporables. Todos los que persigan objetivos estratégicos de crecimiento también.

Los que no se acostumbran a incorporar son los objetivos departamentales cuyo control y seguimiento corresponde a otra esfera de actuación así como los objetivos a conseguir en el muy corto plazo (menos de un año vista).

Si quieres tener una plantilla de ejemplo para poder preparar  tu Plan de Objetivos Clave anual, te la envío gratis en el siguiente enlace.

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La medición del Objetivo : el KPI

EL KPI , (key performance indicator) es la métrica que transforma tu objetivo en algo medible y cuantificable .

Existen diferentes tipos de métricas:

  • Métrica con una expresión o fórmula matemática asociada. Ejemplo: %Variación de ventas interanual.
  • Métrica con una expresión cerrada asociada. Si/No. Ejemplo Objetivo Abrir Filial en Alemania a 31/12 , la medición es Está Abierta? Si/No.
  • Métrica con una expresión numérica final asociada.  Ejemplo : Conseguir unas ventas de 20.000.000 en un año.

Los elementos que definen el KPI asociado a un objetivo, son:

  • Definición del indicador.
  • Fórmula o expresión del indicador (si lo hay) . Es conveniente especificar la expresión en una anexo al Plan de Objetivos clave.
  • Valor esperado o meta.
  • Valor de referencia (a pasado) . No es necesario pero es útil para comparativas.
  • Plazo: El plazo de consecución de la meta. Puede ser anual o a plazos inferiores , también puede ser una fecha concreta.
  • Revisión: periodicidad de revisión del objetivo. Atención: Si es un objetivo anual y su revisión es mensual, deberá existir un plan asociado para medir y dividir los objetivos anuales en mensuales.

Veámoslo con un ejemplo…

Imagina que uno de tus objetivos clave es “Lograr un crecimiento de ventas del 10% en un año”.

El KPI seria Variación de Ventas anuales.

Su expresión o fórmula seria %Variación de ventas /Venta año anterior.

  • Su valor objetivo o meta a final de año sería un 10%.
  • EL valor de referencia o base es un 5%. (valor de este año).
  • El Plazo de consecución es anual.
  • La revisión del indicador Mensual.

La métrica que fijamos en el Plan de Objetivos clave  tiene una periodicidad anual , y el valor fijado refleja la meta dónde queremos llegar a final del año un 10%.

No obstante tendremos que fijar un plan de ventas mensual (de ahí la indicación de revisión Mensual) , para trazar una hoja de ruta con micro objetivos mensuales que nos acerquen a este 10% anual.

Hemos establecido un valor de referencia de las ventas del 5% del año actual. Esto nos sirve para ver de un vistazo, el valor que damos a este objetivo que es claramente de crecimiento respecto al valor actual.

Tips para elaborar un Plan de Objetivos clave.

  • El Plan de objetivos clave no es un cuadro de mando integral.  Por tanto, no pretende recoger todos los indicadores y las perspectivas involucradas en la consecución de cada  Objetivo clave, únicamente recoge un KPI clave o principal para cada objetivo.
  • Es una guía esquemática que necesita desarrollo “aguas abajo” mediante los planes operativos.
  • NO debería contener más de 10 Objetivos clave al año. (óptimo cinco).

Conclusión

El control de gestión está en tu mano , empieza ya a analizar la información que está generando tu empresa: informes de venta, cuentas de resultados , informes de actividad….

Te aconsejo que mires desde arriba toda esta información aplicando un criterio racional de abstracción y separes  lo relevante de lo que no és. Esto  te ayudará a analizar la información con criterio y perspectiva.

Decide dónde quieres llegar  y  que es prioritario para ti.

Ponle nombre: “ventas, clientes, cash….rentabilidad”…..

Y empieza a fijar tus objetivos y a comprometerte con una meta para cada uno de ellos.

En mi próximo post verás como la planificación en el corto plazo te ayudará a conducir tus acciones futuras para que sean coherente con las metas que te has fijado.

Si te ha gustado mi post no dudes en compartir. También te agradeceré tu valoración y comentarios que como sabes son siempre bienvenidos. 

1 comentario sobre «La Planificación anual: Definir los objetivos»

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