La Planificación Anual: el Plan de Ventas

La Planificación Anual: el Plan de Ventas

Management Planificación
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Si quieres que tu negocio crezca con garantías y de forma constante lo primero que tienes que hacer es saber donde quieres llegar. Diseñar un plan de ventas anual es la manera más eficaz de conseguir que tus objetivos de venta, se concreten en un plan de acción.

En este post vamos a ver que procesos se realizan en una empresa para trasladar el Plan de Objetivos clave a los planes de acción, comenzando por el Plan de Ventas.

Aprende ya a fijar objetivos de venta, diseñar planes para conseguirlos y plasmar los resultados esperados en un presupuesto de ventas . Si esto te interesa, sigue leyendo.

Antes de empezar…

EL corto plazo es una excelente oportunidad para  acercar el plan estratégico al día a día de la empresa. Para convertir algo más “lejano” en algo más “humano”, palpable y real. Es por tanto una excelente oportunidad para ampliar su alcance con objetivos concretos y programas que impliquen mejora y crecimiento siguiendo  la linea estratégica de la empresa.

Este compromiso es en sí el reflejo en el corto plazo del Plan estratégico de la empresa, y tanto los objetivos anuales como los planes de acción a todos los niveles de la organización deben ir alineados con este plan. 

Si investigas por la red verás muchísima información sobre planes de todo tipo: plan estratégico, plan operativo anual, plan financiero, plan comercial, plan de marqueting, plan de producción, y plan de plan de plan.

No pretendo que seas un experto en planificación, mi intención es otra. Es convencerte de la importancia de planificar, como medio para establecer un rumbo y una linea de actuación a futuro en tu empresa.

Por tanto, si no piensas llevar a la acción tu plan, de poco o nada te servirá invertir tiempo en preparar muchos planes.

La planificación en el largo plazo para realizar un Business Plan o redefinir el Plan estratégico de tu empresa, está muy bien pero hay que ser realistas:

Las proyecciones realizadas a largo sufrirán alteraciones “más pronto que tarde” en el corto plazo. Ser ágiles para adaptar este “magnífico” plan a la realidad es por tanto más que necesario.

Mi primer consejo de este post es :

En el corto Plazo, Fija Objetivos S.M.A.R.T que sean realizables y planifica al detalle mes a mes todas las acciones que te llevarán a estos Objetivos.

Si estos Objetivos incumplen los trazados en el Plan estratégico , pero son mas realistas y realizables , tendrás que aceptar la cruda realidad : el plan a largo está desfasado y habrá que adaptarlo. 

Los Objetivos generales: punto de partida

Si has leído mi primer post sobre Planificación anual sabrás que el Plan operativo anual comienza con el análisis de la situación actual y la fijación de Objetivos anuales. Este punto es clave para trazar la linea a seguir en el próximo año y trasladar la estrategia global a todos los niveles de la organización.

Los objetivos que se fijan en el Plan de Objetivos Clave pueden ser muy variados, pero si hay algo que está claro es que son Clave, es decir vitales para la empresa.

Si quieres tener una plantilla de ejemplo para poder preparar  tu Plan de Objetivos Clave anual, te la envío gratis en el siguiente enlace.

Plantilla Plan de Objetivos Clave(en formato excel)

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Todos los planes que se desarrollen para cada área funcional , para cada Departamento perseguirán cumplir con los objetivos del POC. 

De cada Objetivo CLAVE nacen varios objetivos, planes y programas que estarán alineados con el objetivo clave. 

Hay dos tipos de objetivos que representan el punto de partida de la planificación a corto plazo:

  • Objetivos de Crecimiento o estratégicos:
    • Objetivos de ventas (comerciales, producto, clientes, mercado)
    • Objetivos de rentabilidad (rentabilidad global operativa, antes de impuesto, final y de producto )
    • Objetivos financieros (liquidez, cashflow).
  • Objetivos de mejora u operativos:
    • Objetivos tecnológicos
    • Objetivos estructurales
    • Objetivos organizativos.

En este post nos centraremos sobre los Objetivos de Venta que son los que marcan la linea estratégica de la empresa y no faltan en ningún Planificación a corto.

Objetivos de Venta y Planes vinculados

Los Objetivos de Venta son el punto de partida de cualquier Planificación. Responden a la misión de tu negocio: Vender más y mejor.

Previsiones de Venta

Para estar en condiciones de fijar unos Objetivos de venta realistas y alcanzables, lo primero de todo es analizar tu situación actual .

Es momento de tomar decisiones y aprender de los errores que hayas cometido para evitar repetirlos en el futuro.

Esto se realiza a la vista de la previsión a cierre y los planes de crecimiento que actualmente tengas en marcha.

La previsión de cierre muestra información a cierre cuantitativa y cualitativa de la evolución actual de tu negocio.

Comprende las cifras de venta esperadas y aquellos indicadores que son relevantes para el análisis de ventas y servicio en tu negocio.

Además la previsión de cierre debe complementarse con el feed-back de tu equipo comercial.

Cuanto más detallada sea esta información mucho mejor. Lo óptimo es disponer de una previsión de ventas separada por los siguientes conceptos:

  • Ventas por agente o comercial.
  • Ventas por zona de ventas. (puede ser pais, región, tienda o medio de venta ).
  • Ventas por producto y/o linea de producto.

Los Objetivos de Venta

Antes de elaborar un Plan de Venta, lo primero a realizar tras conocer tu punto de partida (“previsión” en mano) , es cuales son los objetivos de venta para el año próximo .

Los objetivos que fijes tienen que permitirte dar respuesta a estas preguntas:

  • ¿Cuanto quieres crecer? (y no me sirve “mucho”)
  • ¿Que vas a hacer para ello? (mejorar o ampliar producto, ganar presencia en otros mercados, captar más clientes en tu mercado)
  • ¿Y estas acciones cuanto nos supondrán en ventas?

Como habrás visto la estrategia en sí marcará las acciones a seguir que son a su vez subobjetivos del objetivo principal.

Este juego de palabras es en sí el proceso de planeación estratégica en el que tendremos que llegar al máximo nivel de detalle y cuantificar cada objetivo planificando cada una de las acciones que nos llevarán a su consecución marcando plazo, responsable y procesos vinculados.

Veamos un ejemplo:

Te estás planteando para el próximo año continuar con el crecimiento y expansión de tu mercado para ello te has fijado como objetivo clave “Lograr un crecimiento global de ventas del 25%”.

Para ello y tras analizar la evolución actual de tus ventas, llegas a las siguientes conclusiones:

  • El equipo comercial no está abarcando todo el mercado potencial por una cuestión de capacidad. Como consecuencia de ello, hay zonas desatendidas donde apenas hay clientes activos.
  • Los clientes actuales tan solo han crecido en ventas un 5% durante este año.
  • El indice de satisfacción al cliente es de 3 y baja respecto al año anterior en un 10%.
  • Muchos de tus mejores clientes nos han pedido un producto complementario de nuestro producto estrella que no tenemos, y que por tanto están adquiriendo a la competencia.
  • Un 10% de tus clientes han pasado de ser clientes A (preferentes) a B, o lo que es lo mismo, han bajado en pedidos y volumen de ventas.
  • Existen posibilidades de expansión internacional no atendidas , en concreto en Alemania.

La estrategia que se plantea para reactivar el crecimiento es una combinación de tres lineas:

  • Ampliación-diversificación de producto
  • Expansión geográfica del mercado.
  • Consolidación del mercado actual

En el cuadro adjunto se detallan los objetivos vinculados a estas estrategia , y las acciones y planes asociados a cada objetivo.

La Planificación Anual: el Plan de Ventas

Los objetivos de venta vinculados al Objetivo clave principal forman parten del Plan de Ventas. Cada objetivo debe tener asignada una meta y su efecto debe estar cuantificado en los diferentes planes operativos.

SI un objetivo se considera relevante puede incluirse en el Plan de Objetivos Clave sin perjuicio de su implicación en el Plan de Ventas y demás planes operativos.

Pongamos un ejemplo:

Dentro del Plan de Expansión de nuestro ejemplo, hemos contemplado Abrir una nueva Delegación. Este subobjetivo que consideramos una acción necesaria para lograr la expansión internacional, tendrá unas implicaciones importantes en muchas áreas además de las ventas: implicará incrementar plantilla, inversión en inmovilizado, en existencias, gastos de constitución , plantilla, etc.

Es un proyecto de continuidad muy relevante que traerá consecuencias no solo en el corto sino también en el largo plazo.

Por tanto lo podríamos considerar Objetivo Clave y por tanto conviene destacárlo dentro del P.O.C.

El Objetivo de nuestro ejemplo seria por tanto:

“Abrir la Delegación de Alemania durante el primer trimestre”, y el indicador es SI/No.

Por otro lado , hay otros “objetivos” que no merecen fijarse como clave por ejemplo:

“Reforzar la plantilla comercial con dos comerciales más” , es más la respuesta a una necesidad que un objetivo estratégico .

Puede incluirse simplemente en el Plan de Ventas con efectos vinculados en el Plan de personal y plan de gastos generales.

Los Planes asignados a cada objetivo

Los planes asignados a cada objetivo representan la concreción y programación de todas las acciones necesarias para alcanzar el objetivo vinculado.

No hay un formato estándar para incluir en el plan ya que hay tantos planes como tipos de objetivos, pero deberá incluir la siguiente información:

  • El objetivo vinculado y su marco dentro del Objetivo estratégico clave.
  • El compromiso o la metas a conseguir.
  • El Plazo de consecución.
  • El responsable del Plan.
  • Los Plazos de revisión del plan y el responsable de aprobación -revisión.
  • Los recursos necesarios estimados tanto humanos como técnicos y materiales para conseguir el objetivo. Incluyendo su valoración dentro del plan económico -financiero de la empresa.
  • El listado de Las acciones a realizar y la identificación del responsable de cada una de las acciones a realizar.
  • La programación temporal de su ejecución.
  • Las correlaciones de este plan con los planes operativos de la empresa , el plan financiero y los presupuestos generales.

El Plan de Ventas anual

EL Plan de ventas anual es el documento que recoge los objetivos, estrategias y planes de acción acordados por la empresa para alcanzar su compromiso de crecimiento anual en ventas. Incluirá también la proyección de ingresos del plan recogido en el presupuesto anual de ventas.

EL plan de ventas resumirá por tanto, toda la información recopilada de los planes vinculados , le dará forma, cuantificando su alcance y su impacto sobre el resultado de la empresa.

El plan de ventas cuantifica los objetivos anuales para cada uno de los “agentes” vinculados a la venta (producto, equipo comercial, delegación, etc).

En el link adjunto podrás ver un ejemplo de cómo construir el objetivo de ventas general a partir de los subobjetivos .

El mayor o menos detalle dependerá de cada empresa como ya hemos dicho pero su valor debe ser coherente con los objetivos previstos para cada uno de los subobjetivos vinculados.

Plantilla ejemplo de Objetivos de venta.(en formato excel)

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El plan de ventas desemboca en los presupuestos de ventas, que de hecho es la expresión numérica proyectada del plan de ventas.

El presupuesto de ventas es una parte vital de los presupuestos generales de la empresa al concretar la cifra prevista de ventas para cada periodo.

Esta proyección de ventas se trabaja habitualmente de forma mensual aunque hay empresas que lo hacen trimestralmente.

El presupuesto de ventas tiene implicaciones importantes en todas las áreas de la empresa y por ello es el primer paso para poder construir los planes operativos.

  • Plan comercial (objetivos y comisiones de venta).
  • Plan de producción, aprovisionamientos y existencias.
  • Plan de inversiones.
  • Plan de marketing.
  • Plan de personal
  • E incluso indirectamente plan de gastos generales.

Conclusiones

La formulación de los objetivos de venta y los planes para su consecución es el primer paso en cualquier planificación a corto plazo. 

Es la parte donde más agentes intervienen y por lo tanto no hay que escatimar en esfuerzos para su correcta definición.

De esta fase nacerá el Plan de ventas y la programación de acciones concretas para conseguir los objetivos marcados.

El plan de ventas tiene su reflejo numérico en el presupuesto de ventas, clave para definición del plan financiero y planes operativos de la empresa.

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