La Planificación Anual: Existencias y compras

La Planificación Anual: Existencias y compras

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Posiblemente uno de los puntos más sensibles de cualquier empresa y a la vez más descuidados es la  gestión de Inventarios y la correcta planificación de compras.

Es frecuente ver como al realizar los presupuestos generales , muchas empresas pasan “por alto este epígrafe”.

Presuponen que las compras son las necesarias para cubrir las ventas y que los stocks “son los que son y poco se puede hacer”, así simplemente  estiman un incremento lineal sobre ventas  y poca cosa más.

En este post, vamos a repasar las claves a considerar en la planificación anual para disponer de un nivel de stocks y compras óptimo.

¿Que es la Planificación de existencias?

La Planificación de existencias es el proceso  mediante el cual adecuamos las compras , la producción y  el nivel de stock de materias primas y producto acabado a los consumos previstos para cada família y artículo marcados en el Plan de Ventas.

El objetivo de la Planificación es conseguir el mejor servicio al menor coste.

En otras palabras, conseguir niveles de stock ajustados pero necesarios, minimizando los costes de inventario y ofreciendo el menor plazo de servicio posible.

Factores clave en el Plan de existencias

El Inventario Inicial

Si no quieres lanzarte al vacio , te aconsejo que antes de empezar a planificar el futuro conozcas muy bien que “hay” dentro de tu stock.

¿Por que?

Porque el apasionante mundo de las existencias es como un enorme “armario” lleno de “sorpresas” que ni soñabas en tu peor pesadilla.

Imagínate, que te toca ser el asistente personal de la “Primera Dama”.

Entre tus funciones , te toca renovar su vestuario, el objetivo es “comprar solo lo necesario”….

Pero tu ni caso, te pones a comprar como un loco, llegas abres su armario para poner “la ropa de la nueva temporada” , y ¡Horror, no cabe nada!.

¿No tendrías que haber mirado primero lo que hay dentro del armario antes de enloquecer comprando? ¿parece obvio no?.

A partir de hay, clasificarlo, ordenarlo, separar lo que “ya no se lleva de lo que sí” , lo que puede “adaptarse o recuperarse con algún pequeño cambio de lo inservible , roto o deteriorado.

Este es el punto de partida antes de comprar: dar salida a lo que tengo ¿no?.

En una empresa pasa exactamente lo mismo.

Tenemos que ser conscientes de que partimos de un inventario inicial y no podemos tomarlo como “bueno” sin más , y calcular en base a este nivel las existencias futuras.

Cómo clasificar el Inventario

Cuanto mejor clasificado este tu inventario, más fácil será tomar acciones sobre él.

Para ello, es importante que desde ya y para siempre clasifiques tu inventario de manera que de forma relativamente rápida puedas saber que hay en él.

Estas son algunos de los puntos que deberías tener identificados en tu inventario:

  • Inventario separado de producto acabado y materia prima.
  • Stock clasificado por familia y subfamilia de producto.
  • Stock clasificado en función de la rotación .
  • Stock clasificado según importancia en el inventario(ABC).
  • Articulos Obsoletos o a discontinuar separados del stock vivo con continuidad.
  • Artículos con planes especiales de consumo .
  • Artículos principales y substitutivos.
  • Escandallos de producto acabado actualizados.

Los Consumos previstos

Los consumos previstos son el reflejo de las necesidades de materia prima y producto acabado adecuados para cubrir con la previsión de ventas.

El Plan de Ventas marcará las necesidades de producción, inventario y compras.

Tenemos que tener muy claro que un consumo X de un producto acabado  no tiene porque implicar al 100%  una producción X de ese artículo, ni  tampoco unas compras de materia prima proporcionales.

En efecto, ni la cantidad ni por supuesto el plazo en que se produce la venta, están en linea con el nivel de producción, ni con el nivel de compras,  a no ser que estemos hablando de un proceso “just-in-time” o una venta sin “stock” por supuesto.

El nivel de inventario Objetivo es por tanto, el que se encarga de regular el volumen de compras y el nivel de producción.

El Inventario Final

El inventario final Objetivo recoje y resume los objetivos de la empresa en materia de existencias y los objetivos estratégicos recogidos en el Plan de Objetivos clave que afectan a inventario.

Hay dos variables clave que determinan el inventario final Objetivo:

  • El stock de seguridad en meses que deseamos tener para el artículo .
  • Ajustes o variaciones en el consumo previsto para el artículo.

El stock de Seguridad

Se fija estimando cuantos meses o días de consumo queremos tener en el Almacén para cada artículo.

El objetivo del planificador debería ser garantiza que las existencias se ciñen al máximo al stock de seguridad , así como, mantener dicho Stock de seguridad actualizado y ajustado a la realidad de la demanda por artículo.

Un nivel de Stock superior al de seguridad implica más compras de las necesarias y unos stocks inflados con la consiguiente pérdida de liquidez. Un nivel inferior, por contra, implica “poner en riesgo los plazos de entrega debido a posibles roturas de stock .

Sin entrar al detalle en temas de gestión de compras, es importante que sepas que el stock de seguridad o stock mínimo por lo general se acostumbra a basar en un análisis a pasado de los consumos del artículo excepto en los casos de artículos nuevos dónde se utilizan las previsiones.

Las Variables que influyen en su deteminación son : el plazo medio de aprovisionamiento, plazo de producción y consumos históricos.

Ajustes sobre el Stock de Seguridad

El stock de seguridad marca el stock deseable basandose en el histórico de consumos pero, ¿ que pasa si estos consumos ya no son válidos en el futuro?

Es necesario ajustar el stock de seguridad “actual” con la demanda esperada para el artículo, especialmente en los siguientes casos:

  • Artículos a liquidar o extinguir con un plan marcado de eliminación de existencias a corto plazo.
  • Artículos con variaciones relevantes en los consumos previstos según el Plan de Ventas .

¿Que es la Planificación de Compras?

La Planificación de compras es el proceso mediante el cual se estiman las compras necesarias para satisfacer la demanda con las máximas garantías de servicio y el mejor coste.

La alta dependencia de compras versus consumos, hace que la revisión y actualización de las estimaciones en el muy corto plazo (uno o dos meses vista) sea imprescindible.

Las compras necesarias para un periodo se calculan con la siguiente fórmula:

Ei + compras – Consumos = Ef

Compras = Ei – Ef + Consumos

Donde:

  • Ei = Existencias al inicio del periodo
  • Ef = Existencias finales objetivo del periodo.
  • Consumos = consumos previstos del periodo.

¿Quieres saber cómo calcular tu nivel de stocks y compras objetivo?.

Te lo muestro en un ejemplo, haz click en el enlace de más abajo y te lo envio.

Objetivos de la Planificación de Existencias y Compras

En la Gestión de Stocks, la planificación sirve para:

  • Identifcar ineficencias internas tras el análisis del inventario inicial y el inventario físico.
  • Detectar y separar artículos con baja rotación y obsoletos.
  • Diseñar conjuntamente con compras, planes adicionales para sanear el inventario.
  • Preparar planes adicionales de mejora de Gestíon de Inventario : reubicación de materiales, controles de calidad , mejoraetc.

En la Gestión de Compras, la planificación sirve para:

  • Estimar volumenes globales de compra por artículo y periodo de análisis.
  • Disponer de información de valor para negociar condiciones y precios con proveedores.
  • Elaborar el estado de flujos de efectivo de compras que junto con el resto de entradas y salidas se utilizará en el plan financiero para estimar las necesidades de fnanciación.
  • Diseñar estratégias que permitan optimizar los plazos de entrega y minimizar los costes de inventario.

Conclusiones

Las Existencias y las compras son dos elementos clave en la planificación anual y por tanto, no se debe menospreciar su efecto sobre la estrategia y los objetivos de  de la empresa.

Vale la pena aprovechar el esfuerzo realizado durante la planificación presupuestaria anual, no solo para cuantifcar los niveles esperados de existencias y compra, sino también  para formular políticas de gestión de inventario que tiendan a minimizar los excedentes de stocks y optimicen la gestión de compras.

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