Si quieres aterrizar tus objetivos estratégicos y transformarlos en microobjetivos alcanzables a todos los niveles de la empresa, la metodología de los OKR es lo que estás buscando.
Y es que uno de los grandes errores que cometen muchas empresas al plantear su estrategia empresarial es no involucrar al equipo en la consecución de los objetivos estratégicos. El resultado es evidente: falta de foco y dificultad para conseguir accionar los objetivos.
En este post te cuento como empezar a trabajar por objetivos con el método OKR , -objectives and key results- y cómo implementarlo en tu empresa.
Que son los OKR
OKR, la metodología que gana cada día más adeptos, en especial entre las Startups y empresas tecnológicas fué puesta en marcha por Intel y potenciada por Google cómo un método eficaz de impulsar los objetivos a lo largo y ancho de su organización.
OKR son las siglas que corresponden a Objectives and Key Results (objetivos y resultados clave).
Es una forma de organizar el trabajo diario alineando la actividad de cada área y persona en función de los objetivos pactados para esa área, poniendo en marcha acciones en el muy corto plazo para llegar a la consecución de los resultados esperados.
Podemos decir que es una metodología que transforma los objetivos estratégicos en objetivos al alcance de toda la organización.
Y es que uno de los problemas que existen en las empresas hoy es el no transmitir y accionar el Plan estratégico haciendo lo llegar a todos los niveles de la empresa. Sin duda, cada «pieza» ya sea área, departamento, función o persona es clave en la consecución de los objetivos. No obstante, objetivos «muy grandes» pueden quedar fuera de nuestro ámbito de actuación y por tanto convertirse en irrealizables.
Beneficios de los OKR
Ahora ya sabes que son los OKR , quizás te estés preguntando:
¿Que ventajas tiene respecto a un modelo tradicional de Dirección, donde las decisiones y objetivos se fijan de arriba abajo y aparentemente hay más «control» desde la Dirección?
De entrada «explotar y fragmentar los objetivos» permite concienciar e involucrar a los trabajadores en la consecución de los objetivos empresariales.
Lo cierto es que tener una «meta» es retador para el empleado, y bien gestionado incrementa la motivación del trabajador al dar sentido a su trabajo más allá de la rutina diaria.
Digamos que cambia el «status del trabajador dentro de la empresa», su percepción y lugar dentro de ella. Esta visión compartida hace que los trabajadores se sientan «parte de algo» y estén mucho más motivados y comprometidos con los resultados perseguidos.
Los beneficios se dejan notar rápido vía mejora de la eficiencia , productividad y gestión adecuada del tiempo.
Como consecuencia final, los objetivos se consiguen antes y a menor coste .
Como gestionar por objetivos con OKR
Con los OKR desglosamos los objetivos en pequeñas porciones que son realizables y controlables en el muy corto plazo. Son objetivos específicos para cada área o persona, son «cosas» que ellos puedes hacer para «sumar» ese valor necesario para conseguir el «Gran objetivo».
Te habrás dado cuenta que los OKR no son solo una metodología para fijar objetivos y medir resultados. Son una auténtica revolución en la forma de trabajar, al orientar la gestión diaria a trabajar por y para los objetivos. Y es que,los objetivos están tan presentes a todos los niveles, que marcan la actividad diaria de toda la organización.
Ello implica crear planes de actuación en linea a cada objetivo, medir y controlar la evolución de cada objetivo y compartir los «RETOS» conseguidos con el resto del equipo, mejorando la cohesión interna y la productividad a todos los niveles.
Veamos cómo funciona PASO a PASO esta metodología:
Fijar Objetivos
Los objetivos marcan Donde quieres llegar y representan la mejor manera de formalizar las aspiraciones, digamos los «deseos» de quién los persigue. Es importante tener claro que un Objetivo debe ser ambicioso, pero al mismo tiempo ser realizable .
Un objetivo bien formulado debe ser SMART (específico, medible alcanzable y realizable en un plazo. Además, debe tener un «dueño» que es QUIEN persigue este objetivo.
Los objetivos siempre deben tener una dirección clara, un sentido dentro de la estrategia empresarial y deben estar alineados con la Misión y visión del negocio.
Hay diferentes Objetivos atendiendo a:
- Plazo de consecución: Objetivos estratégicos a largo plazo , objetivos anuales , objetivos trimestrales y mensuales, incluso diarios.
- Quién los fórmula: Objetivos empresariales, objetivos operativos por área funcional, objetivos departamentales o personales.
Los OKRs transcriben los Objetivos empresariales anuales en Objetivos trimestrales por área funcional , departamento y persona.
¿Quieres saber cómo más sobre visión y objetivos? Te recomiendo estos post.
¿Cómo definir bien los Objetivos?
- Desde la Dirección General, planifica anualmente tu estrategia y fija objetivos clave anuales SMART.
- Fracciona los objetivos anuales en OKRs trimestrales o mensuales en linea con cada objetivo anual.
- Plantea Objetivos retadores y ambiciosos pero congruentes con el objetivo anual.
- Asigna un propietario y uno o varios responsables de su ejecución.
- Explota los OKRs a todos los niveles de la organización Top-down, siguiendo la norma general de que lo que "espera mi jefe -resultado- es lo que tengo que conseguir yo -objetivo-".
Un ejemplo práctico
La empresa se plantea cómo objetivo estratégico incrementar las ventas un 30% respecto al año anterior.
Estos son las estrategias que la empresa se plantea llevar a cabo durante el año :
- Penetrar con éxito en el canal online.
- Posicionar la marca como un referente en su sector.
- Ampliar la presencia física.
- Empezar a Vender fuera de España
- Disponer de una Plantilla de Ventas de primer nivel
- Ofrecer una excelente calidad en los productos
- Fidelizar más a los clientes
- Ampliar la gama de productos.
Estas estrategias las podemos convertir en objetivos SMART anuales pero si queremos potenciar su eficiencia las desglosariamos en OKR de seguimiento trimestral
Si nos fijamos en el primer objetivo: : Penetrar con éxito en el canal online.
Estos son algunos de los objetivos que nos planteamos cara al primer trimestre:
- Conseguir seguidores en las redes sociales
- Tener una tienda online en funcionamiento.
- Generar engagement entre los seguidores.
Definir Resultados Clave
Los resultados clave cuantifican y especifican los objetivos permitiendo medir el alcance. Dicho de otra forma, los resultados hacen que el objetivo sea medible, alcanzable y limitado en el tiempo.
Los Resultados clave son las «señales» que miden el progreso hacia el objetivo, nos indican que estamos en el buen camino, y que de seguir así conseguiremos el objetivo.
¿Cómo definir bien los Resultados?
- Trabaja los key results en equipo junto con todos los miembros responsables de cumplir el objetivo.
- Elabora una lista de posibles resultados clave pensando en logros a conseguir no en acciones a realizar.
- Selecciona los resultados que definen mejor el éxito del objetivo respondiendo a la pregunta: "Si consigo "esto" me acercaré a mi objetivo".
- Fija no más de 3 resultados esperados ( máximo 5) para cada objetivo. Sería algo así cómo "Si logro cumplir con el resultado 1, el 2 y el 3, habré conseguido mi objetivo"
- Pon un valor al Key result: debe ser algo medible (ya sea expresado con un número o expresión booleana).
- Debe ser ambicioso. Idealmente un 30% más de lo que realmente es factible sin mucho esfuerzo. (aceptable a partir del 70% de éxito)
- Define el horizonte temporal en que deberás cumplir con este resultado, normalmente mensual o trimestral.
Un ejemplo práctico
Si nos fijamos en el primer objetivo: Conseguir Seguidores en las Redes Sociales.
Este es un objetivo responsabilidad del área de marketing y asignado al Comunity manager . Estos son los resultados acordados entre la Dirección General, Dir.Marketing y el área de RRSS y que se espera obtener el primer trimestre:
- Tener 5000 seguidores en Instagram
- Tener 3000 seguidores en Facebook
- Tener 2000 seguidores en Pinterest
Planificar acciones en linea con los Resultados
Es vital, invertir tiempo es planificar todas las actuaciones a realizar estableciendo plazos, responsables , recursos y presupuesto.
Hay muchas herramientas AGILE que pueden ayudarte a planificar tareas y a realizar un seguimiento de su evolución. En mi post sobre Herramientas de Gestión de Proyectos, te hablo de algunas de ellas.
Planificar implica saber qué hacer, cómo y cuando. Las acciones son todo aquello que debemos hacer para conseguir el resultado esperado.
¿Cómo definir bien las acciones?
- Brainstorming de ideas. Reunete con el equipo a cargo del objetivo y trabajar una ToDoList que responda a "Para hacer esto necesito , esto , aquello y aquello)" sin ordenar ni priorizar tareas.
- Prioriza las acciones que aporten más valor con menos esfuerzo.
- Valora el coste de las acciones en recursos materiales y humanos y asigna un presupuesto.
- Fija relaciones y dependencias entre las acciones.
- Asigna un responsable para ejecutar cada acción y otro para seguir su evolución (atención pueden coinicidir).
- Revisa las cargas de trabajo para evitar saturar recursos con multitud de acciones solapadas.
- Asigna un horizonte temporal para lleva a cabo la acción.
- Establece mecanismos de control que velen por el cumplimiento de las acciones.
Un ejemplo práctico
Si nos fijamos en el primer objetivo: Conseguir Seguidores en las Redes Sociales.
Estas son algunas de las actuaciones y acciones derivadas a llevar a cabo. ( recuerda que las acciones deben ser medibles y controlables)
- Realizar publicaciones en cada red social --> una publicación al día según Plan de Contenidos.
- Promocionar los contenidos para llegar a más seguidores --> Una publicación promocionada a la semana según Plan de Promoción y Publicidad.
- Coordinar con el área de publicidad las campañas de publicidad y difusión.--> una reunión cada 15 días para revisar resultados.
- Interacturar a diario con los seguidores e influyentes del sector. --> Realizar comentarios, Medir engagement semanalmente.
- Promocionar la marca con la ayuda de influencers.--> Contactar con ellos y cerrar 5 propuestas de colaboración el primer mes.
Es importante tener en cuenta que implantar una metodología OKRs implica un cambio de mindset donde los equipos de trabajo se alinean en función de los objetivos y las acciones a realizar para su consecución.
Es casi inebitable que haya dependencia e interrelación entre diferentes áreas de la empresa en la consecución de los objetivos.
Sin ir más lejos, en el caso anterior, hemos podido ver que hay acciones a realizar en materia de publicidad , promoción o contenidos que forman parte de la Estrategia de Marketing Digital y Branding y deben guardar coherencia con el Plan de Publicidad o el Plan de contenidos global de la empresa.
Medir Resultados
El éxito de la metodología OKR radica en la rapidez con la que se fijan , rectifican y adaptar los objetivos ante los cambios en las reglas del juego: En Lean Management es tan importante actuar como medir.
Medir resultados implica establecer mecanismos de control y detección de desviaciones, que permitan rectificar y plantear nuevos objetivos y acciones en el corto plazo en función de la realidad observada.
¿Como medir los resultados?
- Crea una herramienta en la que puedas monitorizar el avance de los resultados para cada objetivo. Un excel puede ser suficiente.
- Controla cada Objetivo por separado (no mezcles) y mide los resultados semanalmente.
- Mide el avance y pon nota al resultado conseguido hasta el momento. P.e. Si esperas un resultado de 3 en 3 meses, por encima de 1 al mes es muy buen resultado.
- Paralelamente lleva un control de las acciones (reporting) y su consecución.
- Realiza reuniones periódicas con tu equipo para revisar el avance los resultados. Estas reuniones servirán para analizar la evolución y para proponer acciones correctoras.
- Empodera a tu equipo e involucralo en los objetivos. Para ello comunica los logros obtenidos con el resto de áreas de la empresa.
- Al final del trimestre valora los resultados y el cumplimento del Objetivo. Ten en cuenta que un 70% de consecución es un éxito, y no hay fracaso sino avance.
Conclusiones
Los OKRs son una metodología súper potente para trabajar por objetivos. Su fundamento Lean, permite aterrizar los objetivos empresariales, involucrando a toda la plantilla en su consecución.
¡Empieza hoy a trabajar con OKR!.
Si no trabajas con objetivos y no tienes un plan–> hoy puedes estar haciendo cosas que no te lleven a ningún lugar en concreto. Ni que decir tiene, que cada acción que realices tiene que tener un sentido, de lo contrario puedes estar perdiendo tiempo y dinero, para acabar además, avanzando en la dirección equivocada.
Si trabajas con objetivos y presupuestos que no se cumplen nunca –> Hoy es posibles que estés cansado y agotado, creyendo que estás perdiendo el tiempo con algo que es papel mojado. Y coincido contigo un objetivo no sirve de nada si no tienes un plan que te lleve a conseguirlo.
Si tus acciones no te conducen donde quieres llegar, empieza a cambiar lo que haces.
¡Podemos ayudarte a poner en marcha el cambio que necesitas!
¡Dinamiza de una vez por todas tu negocio y consigue por fin, que tus objetivos cobren vida!
Si necesitas dar un giro a tu modelo de negocio, cómo consultor estratégico puedo ayudarte a definir tu estrategia.
Si te ha gustado mi post no dudes en comentar o compartir.
