Gestión de Proyectos Online: Guía para escoger la mejor herramienta.

Gestión de Proyectos Online: Guía para escoger la mejor herramienta.

Management Procesos
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Si hay algo que está claro en esta crisis es que el Teletrabajo ha llegado para quedarse y aunque haya sido “por la fuerza”; es una magnífica oportunidad para adoptar  formulas de organización y planificación interna  que potencien la productividad y el trabajo colaborativo.

Para facilitar esta labor disponemos de infinidad de herramientas que nos permiten “deslocalizar” y flexibilizar los equipos de trabajo sin perder el control sobre los resultados.

Antes de lanzarse a probar herramientas Valora que necesitas gestionar y quién va a utilizar esta herramienta.

En este post te explico QUE ES la Planificación por proyectos y COMO escoger la herramienta de Gestión de Tareas más adecuada a tus necesidades.

La Planificación es el proceso mediante el cual convertimos Ideas en   Objetivos S.M.AR.T. (específicos, medibles, alcanzables, realistas y en plazo)  y a su vez, Objetivos en planes temporales concretos y realizables.

La Planificación “disgrega” los objetivos en “Pequeñas fracciones a conseguir” en un horizonte Temporal concreto.

La Planificación es un concepto genérico  aplicable a multitud de escenarios tanto en el ámbito personal y privado como en el ámbito organizativo y empresarial.

En el ámbito personal...

La Planificación permite organizar la lista de “cosas a hacer” (ToDoList), marcando prioridades y reservando espacio en  la agenda diaria para su realización. 

En el ámbito Organizativo...

La Planificación transforma las grandes lineas estratégicas de la empresa, en segmentos tácticos “razonables y tratables de principio a fin”  a medio o corto Plazo y en partes de responsabilidad operativamente independientes.

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Global a Largo Plazo

Planificación Estratégica

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Segmentada en Planes concretos

Planificación táctica o por Proyectos 

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Funcional o por Responsable

Planificación Operativa

La Planificación marca el camino a seguir en la Organización para conseguir transformar la Visión de la Empresa a Largo Plazo en acciones concretas en el día a día que impulsan a la empresa hacia los Objetivos.

¿Que es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto organizado y estructurado de tareas a realizar en un fecha específica y por una serie de recursos asignados para cada tarea, cuya finalizar es controlar y concretar al máximo nivel las acciones a realizar para conseguir un Objetivo Final .

En cierta forma podemos decir que un proyecto materializa la  planificación en una hoja de ruta específica.

Un Proyecto  es un plan de trabajo específicamente diseñado para un Fin Concreto que tiene una Fecha de Inicio y una Fecha Final fácilmente identificable con la “entrega” del Objeto del Proyecto.

Características de un proyecto

Algunas características de un proyecto:

  • Fin Específico : Un proyecto es un Plan de Trabajo específico para un Fin concreto. 
  • Un proyecto se asocia a Crear o Mejorar algo específico por lo que incluye una fase creativa, de ideación o  análisis, una fase de diseño o prototipaje y otra de ejecución o desarrollo., 
  • Organización Interna independiente: Existe una organización interna del proyecto (recursos humanos y materiales asignados) y un responsable (Director de Proyecto) interno y/o  externo de su coordinación.
  • Duración Específica: Tiene una Duración limitada a corto o medio plazo, una Fecha de Inicio y fecha de Finalización  concretas.
  • Tareas Específicas y concretas:Las tareas realizadas son específicas para el proyecto, únicas y no repetitivas.
  • Organización por Etapas y Fases: Las tareas se ordenan siguiendo un flujo de trabajo lógico que permite asumir Hitos o Pasos que consolidan el Avance hacia el Objetivo Final.
  • Entregables definidos: Existen  uno o varios Entregables que marcan la correcta evolución del proyecto hacia el Objetivo Final. 
  • Monitorización Constante: Existe un control constante de la evolución del proyecto y de las desviaciones entre la realidad y la planificación modificando plazos y objetivos de forma dinámica.
  • Riesgos Controlados: se establece las dependencias entre tareas, se define el camino crístico , se monitorizan y corrigen los riesgos.

¿Como Organizar la actividad empresarial por proyectos?

Ahora que tenemos claro que es y para que sirve Planificar y CÓMO utilizar los proyectos como herramientas de planificación y Control de un segmento específico de la actividad , podemos decidir como ORGANIZAMOS la actividad ordinaria y específica de nuestro negocio.

Cualquier actividad empresarial  que necesite un especial seguimiento y control  puede instrumentarse en un proyecto o en grupo de proyectos. 

Es especialmente útil trabajar con  proyectos cuando:

  • Se movilizan una cantidad importante de recursos  internos  en la consecución de un objetivo  relevante y estratégico para la empresa.
  • Se deben coordinar diferentes departamentos y responsables bajo el mismo Objetivo o Fin.
  • Exisen Plazos estrictos para la consecución del Objetivo.
  • Se deben coordinar recursos internos y externos  bajo el  mismo paraguas.

El proyecto nos servirá además en estos casos   para realizar un control exhaustivo de las tareas, el coste y los recursos utilizados, en tiempo real minimizando el riesgo de desviaciones o paliando de forma ágil su efecto.

Sin embargo no tiene sentido “hablar de proyectos” sino de conjunto de tareas cuando:

  • No existen proyectos transversales en marcha.
  • No existen Planes especiales fuera de la actividad ordinaria de la empresa.
  • Queremos controlar la actividad ordinaria de un Departamento de la empresa.

En estos casos la Organización interna se basaría en un sistema de Planificación mensual, y un  control de la actividad en torno a los objetivos y a una Listas de Tareas a corto plazo con una metodología Agile p.e con notas  Kanban

Algunos ejemplos de proyectos clave...

Poyecto de Lanzamiento de un Nuevo producto.

Proyecto para la Apertura de un Nuevo centro Productivo.

Proyecto para la implantación de un Sistema de Gestión ERP.

Proyecto de reorganización Interna Funcional.

Proyecto de Lanzamiento de Tienda Online .

Proyecto de Difusión y publicidad en Medios.

¿Que herramientas utilizar?

SI estás buscando una herramienta para organizar el día a día, priorizar tareas, asignar responsables y  controlar el trabajo realizado, encontrarás multitud de herramientas online para este fin.

Escoger una u otra no es tarea fácil, te recomiendo que busques una herramienta que te permita ir creciendo poco a poco y que tenga una curva de aprendizaje corta.

En especial valora:

  • Que necesitas y que te ofrecen.
  • El coste de la Herramienta
  • La Metodología utilizada

Valorar Que necesitas y que te ofrecen

Elegir una herramienta u otra puede ser “largo y tedioso”, por lo que como siempre has  tener claro Que necesitas y Que te ofrecen.

NO está de más que hagas una lista de tus necesidades Reales y busques estas características en los softwares que analices

QUE necesitas

 Cuales son tus OBJETIVOS

Lanzar un Producto, servicio o actividad nuevas,  organizar tareas de un Departamento o todas ellas.

PARA QUE lo  utilizarás  

Para planificar, para organización personal, para controlar a otros, para colaborar en linea, para imputar tiempos y costes…

CUANDO lo utilizarás 

Siempre para organizar el día a día,  puntualmente para un proyecto sencillo o  para proyectos complejos. 

QUIEN lo va a utilizar

Toda la plantilla, un Departamento, una única persona, un equipo multidisiciplinar…

QUE te Ofrecen

Facilidad de USO

La navegación es fácil e intuitiva, la interfaz es amigable, existen tutoriales y ayuda en linea…

INTEGRACIÓN

Con otras herramientas online,  gestión documental integrada, migraciones a otros software de proyectos, descargas  a  excel , …

Conectividad

Colaboración en linea, gestión de chat por tarea, compartir archivos, 

QUE te Permite hacer

Crear Grupos de tareas, tareas y subtareas, Priorizar tareas, establecer dependencias ,  definir vecimientos,  vincular proyectos, definir hitos, asignar recursos a tareas, imputar tiempo previsto y real, calcular costes, monitorizar evolución del proyecto…..

 

Mi Consejo:

 Es que utilices una herramienta que te permita cumplir con todas tus necesidades actuales pero que  sea facilmente “ampliable” para contemplar también las futuras.

Si escoges una herramienta para empezar a trabajar en equipo y a distancia, escoge una herramienta sencilla pero escalable y/o integrable con otras más complejas que permitan gestionar proyectos más complejos. 

El Coste de la Herramienta

Todas las herramientas “fiables”  para Gestionar tareas y proyectos de forma colaborativa están hoy en día en “la nube” por lo que no existen asociados costes internos de Gestión del software ni  hardware.

Además, si escogemos una herramienta escalable, con alta usabilidad y flexible , los coses internos de aprendizaje y gestión administrativa de la herramienta serán razonablemente bajos.

El coste a evaluar por tanto, es el de Adquisición de las Licencias  de uso en función del número de usuarios.

Todas las aplicaciones ofrecen entre uno y tres planes: 

 

Versión Gratis

Esta opción FREE, es totalmente gratis sin limite de tiempo.

Ventaja

Puedes navegar y familiarizarte con la interfaz de usuario  e incluso trabajar de  por vida con ella sin pagar.

Inconveniente:

Al ser  versiones limitadas en número de proyectos o funcionalidad es dificil evaluar si la herramienta cumple nuestros requisitos.

Versión Demo Gratis

Esta opción ofrece un periodo de prueba de unos 15 o 30 días..

Ventaja:

Esta bien para evaluar todo el potencial de la herramienta al acceder en pruebas a la funcionalidad completa.

Inconveniente:

Esta opción no está disponible en muchos softwares y  además implica vinculación amenudo tras el periodo de prueba.

Versión de pago

Esta opción puede estar establecida en uno o varios planes de precios

Ventaja:

Dispones de todo el potencial de la herramienta desde el principio y planes de pago mensual o anual.

Inconveniente:

El coste inicial por licencia es alto si optas por un producto de Gestión de Proyectos “avanzados” pensado en  escalar con el tiempo tu gestión.

Existen softwares libres que permiten gestionar proyectos tipo Open Project , Gantt project…. aunque personalmente a la fecha no he encontrado ninguno que me convenza.

Mi Consejo:

Mi consejo: es que empieces con la versión gratis o de Demo,  para probar si la herramienta se ajusta a tus necesidades.

No obstante, te recomiendo pero que valores desde el inicio si estarias dispuesto a pasar a la versión de pago antes de invertir mucho tiempo en cargar datos reales.

Por experiencia te digo, que muchas aplicaciones no facilitan el proceso de migración a otros softwares o  carecen de la opción de descargar a excel, al menos en  la versíon gratis, por lo que preveer  si disponen de esta opcón o trabajar con datos minimos al principio, te ayudará a ahorrar mucho tiempo de traspaso después.

La Metodologia utilizada

El método de gestión utilizado por el software debe adaptarse a la estructura y al equipo de proyecto en sí.

Los software actuales tienden a minimizar la jerarquia del proyecto, evitando las tradicionales estructuras “Waterfall” o en cascada a favor de metodologias más agiles.

La Metodologia AGILE

La metodología AGILE y SCRUM persigue agilizar la gestión, fraccionando el proyecto en partes homogéneas, fases o ciclos (SPRINTS)  gestionables de principio a fin por un equipo concreto de trabajo.

Las fracciones deben ser cortas y los equipos deben estar en constante iteración, estableciendo reuniones periódicas ( STAND UP) de seguimiento.

De esta forma, fomentado el “trabajo colaborativo”, los cambios son rápidamente integrados en el proyecto retroalimentando de forma constante su evolución. 

Esto permite avanzar en paralelo en diferentes áreas del mismo proyecto minimizando las dependencias , retrasos y caminos críticos.

Un proyecto gestionado con AGILE gana en eficiencia, flexibilidad y rapidez

Los equipos de trabajo son multidisciplinares,  con capacidad autónoma de gestión y ejecución, sobre las áreas que les han sido asignadas.

La Visualización de las tareas

Algo a tener en cuenta cuando organizamos la actividad en Tareas y grupos de tareas es que “tipo de herramienta VISUAL” queremos utilizar para planificar y Controlar la Actividad.

Muchas herramientas permiten visualizar la lista de tareas de un “Proyecto” o “lista de Tareas” en diferentes Formatos pero no permiten modificar datos en todas ellas.

Atención es importante asegurarse de que estas herramientas no solo permiten VISUALIZAR el proyecto sino que también permiten planificar efectivamente (por ejemplo, podemos mover fechas de tareas, crear o mover tareas etc. 

 

Los más Habituales son:

Cronograma o Gantt

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Las tareas se muestran representadas en un formato gráfico secuencial de barras horizontales. Cada barra refleja la duración en el tiempo (dias) de cada tarea, mostrando además la dependencia entre tareas.

Notas Kanban

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Las tareas se agrupan en un tablero con varias columnas. El contenido de cada columna es libre y personalizable aunque en general se asocia a un estado de la tarea: pendiente, en curso, en revisión, bloqueada y Finalizada . 

Lista de Tareas

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Las tareas y sus atributos se muestran ordenada en forma de lista o tabla y agrupada por fases o grupos de tareas. Las tareas no se muestran ordenadas cronológicamente sino según el criterio del Planificador. 

Calendario

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Muchos softwares fusionan todas las tareas en un único calendario, otros llevan un calendario específico por proyecto. También es intereresante integrar los calendarios con Google Calendar por ejemplo.

Mi Consejo:

Es importante a la hora de decidir por un software u otro tener claro la forma en QUE queremos trabajar o SI sería interesante trabajar con diferentes herramientas en función del role.

Por ejemplo, a un Director de Proyecto le puede interesar ver las tareas con un Diagrama de GANTT, a un consultor como una lista de tareas y a un miembro del equipo como un tablero Kanban.

El Control de la actividad

Tanto si estás gestionando varios proyectos como Director de Proyecto como si eres miembro de varios equipos, es importante disponer de herramientas de monitorización que agrupen toda tu actividad, mostrándote en un solo”flash” la información que ahora necesitas para valorar COMO van tus proyectos y dónde tienes que ACTUAR rápidamente.

Esta información se incluye en los Paneles , Dashboard o Cuadros de Mando.

Disponer de herramientas de análisis y seguimiento avanzandas en una de las razones para pasar de un Plan Gratis a uno de Pago , ya que pocas versiones FREE incluyen esta opción .

 

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Conclusión

Si estás inmerso en un proceso temporal en la que necesitas coordinar a un equipo de personas en remoto, opta por una herramienta sencilla y funcional que te permita interaccionar con tu equipo a diario y que sea integrable con alguna herramienta sencilla de planificación de tareas.

En esta linea te propongo dos Entornos de trabajo para empezar:

    • Office 365 y Microsoft Teams es una buena opción dónde integrar comunicación, archivos, videollamadas y planificación.
    • Otra opción muy interesante y sencilla de implementar es SLACK y Trello, herramientas estas que permiten integración con multitud de aplicaciones como Zoom,  drive, google calendar, outlook y un largo etcetera.

Si quieres pasarte a la Gestión de Proyectos te recomiendo que inviertas algo de tiempo en la selección de la herramienta adecuada a tus necesidades.

Próximamente publicaré un post hablando de algunas de ellas, subscríbete a mi blog para no perderte lo.

¿No tienes Claros tus Objetivos ? 

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SI quieres puedo ayudarte en la Planificación de tus proyectos , no dudes en contactarme.

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