Con la crisis de Coronavirus, el teletrabajo ha irrumpido con fuerza, casi a golpes en muchas empresas “tradicionales”.
Muchas empresas contínuan teniendo serias reticencias ante un método de trabajo que implica una aparente “perdida de control sobre sus trabajadores”, y por ello aún pudiendo optar por esta fórmula han optado por “cerrar” y paralizar toda actividad.
¿Es el Teletrabajo un riesgo o una oportunidad para tu empresa?.
¿Es un modelo adecuado solo para tiempos de crisis o por el contrario puede ser un modelo de negocio deseable para tu empresa ?
La crisis del Coronavirus pone a prueba a las organizaciones y encuentra en el teletrabajo una salida a la inactividad total .
Ver más allá del “aparente descalabro inicial” puede ayudarte a valorar si esta nueva fórmula de trabajo es “una opción deseable” a largo plazo para tu empresa.
Ventajas para la empresa
La descentralización de la actividad puede tener importantes ventajas para tu empresa.
- Flexibilidad: Disponer de una estructura descentralizada te permite reorganizar tu estructura interna sin necesidad de redistribuir el espacio físico.
Los cambios internos se vuelven mucho más ágiles y menos costosos, al elminar la necesidad de reacondicionar puestos de trabajo o trasladar al personal a un nuevo espacio.
- Crecimiento: con teletrabajo tu capacidad de crecimiento en áreas no productivas no está limitada al espacio físico de una oficina.
El no disponer de la limitación de un espacio físico, permite incrementar la plantilla sin incurrir en costosos gastos e inversiones, tales como nuevas oficinas, equipos informáticos o mobiliario.
- Reducción Costes: Trabajar en remoto total o parcialmente implica un ahorro substancial en gastos de funcionamiento aún en caso de que la empresa compense parte del ahorro con un incremento en las nóminas de los trabajadores en concepto de Homeoffice.
El no disponer a tiempo parcial de personal en oficinas supone un ahorro directo en gastos tales como agua, luz, teléfono y otros gastos corrientes.
Si el homeoffice es permanente y a tiempo completo el ahorro es mucho mayor al implicar una menor inversión en estructura: local, mobiliario etc.
- Motivación y productividad del personal: El Teletrabajo incrementa la productividad interna. Especialmente si la empresa establece los canales adecuados para potenciar la motivación del empleado.
El teletrabajo es una herramienta que potencia la motivación del empleado, al ser percibida como sinónimo de conciliación y calidad de vida.
Establecer un procedimiento de trabajo claro con objetivos bien definidos y un adecuado sistema de control es clave para incrementar la productividad y mantener alta la motivación del personal.
- Estabilidad en la Plantilla: Trabajar a distancia incrementa la fidelidad y el compromiso del empleado hacia la empresa.
El teletrabajo es percibido por el empleado como un Beneficio “social” , actuando como elemento de vínculo con la empresa.
Consecuencia directa de ello es una disminución importante en la rotación de la plantilla, gastos por indemnizaciones, bajas laborales, contratación y formación de personal nuevo.
Inconvenientes para la empresa
Algo percibido como un inconveniente a corto plazo puede volverse en una ventaja si se trata adecuadamente.
Partiendo de esta base, estos son los principales “handicaps” con los que “tendrás que lidiar” si optas por el teletrabajo.
- Comunicación virtualizada, menos fluida y más asicrona: Puede generar ineficiencias o falta de respuesta ante situaciones que deben ser resueltas con cierta urgencia.
Es necesario fijar con claridad los protocolos y canales de comunicación entre los miembros del grupo, los supervisores y las relaciones externas.
Hoy en día existen herramientas que permiten agilizar la comunicación online: reuniones grupales o one-to-ne , chats y grupos de trabajo, mensajería rápida, etc.
- Pérdida de control presencial : Los responsables de equipo pierden el contacto directo y visual sobre el trabajo de su equipo. Esto puede repercutir en una falta de control de la actividad y una pérdida de eficiencia global.
Es necesario realizar un cambio de chip en la cultura empresarial. Del control estricto por horas trabajadas a la evaluación de resultados.
El control del personal a distancia exige Objetivos claros y medibles, Planificación del trabajo a realizar y herramientas de control eficaces.
Hoy en día existen herramientas de colaboración Online que permiten organizar el trabajo del equipo , crear y asignar tareas a sus miembros, fijar plazos y seguir la evolución de los trabajos pendientes.
- Pérdida del Documento físico: Hoy en día, son muchas las empresas y en especial algunos departamentos, que continúan trabajando con documentos físicos (facturas, albaranes, etc) que imprimen, escanean, etc.
Es necesario digitalizar toda la información generada por la empresa, tanto interna como externa.
La Digitalización de la información precisa Organizar los flujos de información y establecer un circuito de verificación-aprobación online (work-flow) para procesos multi Departamento.
Hoy en día, los ERPs disponen de herramientas online (tipo notas kanban) que se pueden anexar a un documento o proceso, también existen herramientas para colaborar y modificar documentos internos en línea con control de cambios o servicios específicos de empresas que te ayudan en la digitalización completa de tu negocio.
- Seguridad : Disponer de un sistema deslocalizado puede parecer arriesgado por la aparente pérdida de seguridad que conlleva trabajar en remoto con información sensible.
Es necesario disponer de un sistema de conexión que garantice la seguridad de los datos.
Hoy en día, existen diversos métodos de conexión en remoto, utilizar uno u otro dependerá de la sensibilidad de los datos a tratar y el caracter temporal o permanente de la conexión.
Es recomendable trabajar VPN con una conexión segura y cifrada para garantizar la máxima seguridad.
- Aislamiento y desvinculación : La pérdida de contacto directo puede conllevar sentimientos de soledad que repercutan negativamente en la motivación y en la productividad del empleado.
Es necesario fomentar la comunicación diaria entre los empleados tanto laboral como extralaboral.
Comunicación fluida y diaria con los responsables y reuniones periódicas grupales.
También es conveniente realizar actividades periódicas “presenciales” para potenciar el espíritu de equipo.
¿Es el Teletrabajo una fórmula deseable para tu empresa?
Sin duda SI pero….
La deslocalización de parte de tu plantilla implica un cambio rádical en la manera de trabajar de tu empresa.
- No puede ni debe tomarse a la ligera.
- Es un cambio organizativo en toda regla.
- Puede volverse en fatal si no se trabaja la parte cultural de este cambio.
Antes de actuar…..
- Debes trabajar a fondo la estructura Interna de tu empresa y trazar un Plan Organizativo donde se contemplen las diferentes tipologías de puestos de trabajo, sus características y su adecuación al trabajo a distancia.
- Debe trazar un Plan de Recursos Humanos que contemple las circunstancias personales de todos los trabajadores, su adecuación o no al teletrabajo, y evite la exclusión y discriminación de un colectivo sobre otro.
Si ya estás listo para empezar…..
- Formación Interna para preparar a la plantilla para adaptarse a la nueva forma de trabajar.
- Deberás dotar a tu empresa de las herramientas tanto técnicas como humanas que necesitas para lleva a cabo ese cambio con garantías de éxito.
Conclusión
El teletrabajo, esa opción que ni tan solo te planteabas, puede ser un balón de oxigeno a la situación de tu empresa presente y futura.
Ahora es el momento de empezar a redefinir tu Plan estratégico, y planteando opciones que te permitan continuar creciendo ante situaciones no tan favorables como esperabas.
Si te planteabas realizar una serie de inversiones en el corto plazo, quizás es el momento de plantear vías alternativas menos costosas que te permitan afrontar un posible caída en la actividad económica.
SI quieres puedo ayudarte a redefinir tu estrategia, no dudes en contactarme.
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