5 Herramientas de Gestión de Proyectos y tareas Online| Top 2020

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Management Procesos
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Estas cansado de organizar tu día a día utilizando herramientas precarias como agendas, excels, incluso postits y perder infinidad de tiempo con mails y reuniones para conocer el estado de las tareas y proyectos.

Si esta sensación de desorganización casi “caos” te resulta familiar, necesitas realizar un cambio en la Organización de tu actividad y la de  tu equipo.

La Gestión de Proyectos de hoy “ha bajado de nivel” para acercar su uso a lo cotidiano al Nivel Tarea, sin perder por ello su esencia.

Es momento de cambiar de chip y empezar a controlar y colaborar en la gestión diaria bajo el mismo paraguas, con el mismo fin.

En el post de hoy te hablo sobre las 5 herramientas que personalmente más me han convencido entre las que he probado (que son bastantes) para Gestionar tareas y proyectos.

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Versión Libre y 3 Planes de precios.

Prueba 14 días gratis.

Precio desde 9,8 $/mes

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Overview

Wrike es una herramienta online tradicional, robusta y potente de gestión de proyectos y colaboración en linea , 100% escalable que te permite gestionar proyectos complejos.

Su Estructura multiproyecto  te permite…..

Crear  Espacios de Trabajo Multipropóstito .

Son los llamados grupos de proyectos , llamados Spaces en Wrike . Resultan my útiles  por ejemplo para diferenciar diferentes fines p.e (proyectos internos y con cliente), o separar espacios de proyectos por Departamentos.

Escalar los proyectos actuales.

Wrike , te permite crear estructuras en cascada agrupando tareas en Fases (Folders), tareas y subtareas e hitos.

Podrás anidar proyectos pequeños dentro de un proyecto más grande (una opción muy interesante para proyectos grandes y complejos).

¿Como es Wrike?

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¿Como Planificas?

Listas, Tablas y más..

Wrike es una herramienta pensada para planificar con listas de tareas y tablas.

Potente vista de Cronogramas ( Gantt) accionable.

Otras ocpiones : Kanban con columnas agrupadas según Status y calendario.

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¿Como son tus tareas?

Gestión de tareas y más..

Wrike te ofrece opciones “Plus” en la gestion de Tareas como: circuitos de aprobación, hitos  y dependencias entre tareas.

Campos Básicos y  adicionales como: prioridades (importance) , campos numéricos,  duración, etc..

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¿Como analizas?

Informes y control de actividad

Análisis multinivel: global, por grupo de proyecto, proyecto o área personal.

Dashboard  y reports para todo el workspace.

Analíticas y gráficos para visualizar el estado de un grupo de proyectos o un proyecto concreto.

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¿Como colaboras?

Conectividad y comunicación

Comunicación directa dentro del proyecto  y seguimiento en el buzón personal de correo.

Chat  disponible a nivel de tarea   y proyecto con opción de adjuntar archivos.

Puedes Seguir la evolución de una tarea  activando la opción Follow aunque no está incluido como responsable de su ejecución.

Integraciones

Wrike ofrece  integraciones muy interesantes, consulta más aqui

  • Exportar e importar tareas desde Excel, (útil para elaborar presupuestos ) y elaborar informes (además de los que ya existen en Wrike).
  • Integración con herramientas de colaboración en línea como slack , Microsoft teams.
  • A nivel de Gestión de proyectos, contempla la integración con Jira

También hay interesantes AD-ONS o extensiones de wrike bajo presupuesto.

Lo que más me gusta y lo que menos

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Me parece genial

  • La estructura multiproyecto  .
  • Flexibilidad y escalabilidad.
  • La Gestión de equipos y proyectos complejos. 
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Algo a mejorar

  • La interfaz de usuario .
  • La ayuda: no hay chat y los manuales están en inglés.
  • Metodología más AGILE.

¿Por que Wrike?

Wrike es una buena herramienta si estás buscando una Herramienta de Planificación de proyectos “robusta” y escalable.

Es perfecta para proyectos complejos, como implantaciones de ERPs , creación de un nuevo negocio etc…

Ofrece buenas herramientas para administradores de proyectos aunque se echa de menos herramientas de “serie” para Gestión presupuestaria, y análisis de desviaciones.

La usabilidad, integración e interfaz de usuarios quizás no tan “visual” como otras, es quizás su punto flojo respecto a otras herramientas más AGILE.

Team Works: Todo lo que necesitas en tu proyecto

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Varios Planes y versión Free.

Prueba cualquier plan 30 días gratis.

Desde 9 $/mes

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Overview

Teamworks es una herramienta de gestión de proyectos muy completa (funcionalidad según plan de precios) y con un look muy actual.

Te permite planificar y coordinar proyectos, imputar tiempos y costes reales y planificados, mejorar la productividad del equipo con la integración del trabajo colaborativo .

Su Estructura multiproyecto se basa en …..

Organización Interna de los proyectos sencilla.

A diferencia de otros software, en Teamworks los proyectos no se crean dentro de un grupo de proyectos, sino que se vinculan a una Empresa y un propietario (owner).

Puedes agrupar con mayor libertad tus proyectos, agrupando los por categorías (una etiqueta opcional por proyectos) . También puedes  controlar la evolución de un grupo de proyectos agrupandolo en tableros y  portafolios configurables.

Flexibilidad en la jerarquia de tareas de un proyecto.

Puedes crear complejas estructuras de proyecto en cascada agrupando tareas en Fases (Listas de Tareas), tareas y subtareas e hitos.

¿Como es TeamWorks?

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¿Como Planificas?

Listas y  más..

Teamwork es una herramienta pensada para planificar con listas que NO tableas de tareas.

Dispones también de Vistas Cronogramas ( Gantt) y calendarios a nivel de proyecto o grupo de proyectos.

El tablero Kanban, ofrece una única vista. Lo bueno es que el criterio de agrupación es personalizable para cada proyecto. 

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¿Como son tus tareas?

Gestión de tareas y más..

Teamworks organiza las tareas de un proyecto en Grupos de tareas. El formato de creación de tareas  no es muy amigable, deberás rellenar los campos del formulario de cada tarea.

Dispones de muchos campos para gestionar, clasificar y analizar las tareas, incluido imputación de tiempos y costes.

Carece workflow de aprobaciones por tarea.

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¿Como analizas?

Informes y control de actividad

Análisis personalizable atraves de los portafolios de proyectos y  de una comleta área personal.

Tableros  para  analizar la  evolución de uno o varios proyectos.

Portafolios para gestionar activamente un conjunto de proyectos.

Además puedes descargar los proyectos a excel y Gantt.

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¿Como colaboras?

Conectividad y comunicación

Comunicación directa a nivel de proyecto y tarea, chat  interno seguro integrado .

Hilo de seguimiento por tarea (comentarios) y adjuntos dentro de la tarea.

Buzón de correo para notificaciones (mensajes) generales dentro de un proyecto.

Dispone de un chat propio activo para todo el  espacio de trabajo.

Integraciones

Teamwork ofrece  integraciones muy interesantes, consulta más aqui.

Por poner ejemplos, dispones de  integraciones con herramientas de proyectos, productividad, correo, google sheets, Zoho CRM y un largo etcetera.

Lo que más me gusta y lo que menos

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Me parece genial

  • Su flexibilidad y escalabilidad.

  • Amplia funcionalidad en la gestión de tareas .

  • Ajustada relación calidad-precio.

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Algo a mejorar

  • La usabilidad  en temas básicos como la Creación de Tareas , mejorable con Tablas de Tareas.

  • No hay Workflow de aprobación de tareas.

¿Por que Teamwork?

Es una herramienta muy recomendable por su versatilidad, especialmente útil para Equipos de Proyecto experimentados.

Si buscas un “todoterreno” que te permita gestionar “casi todo” sin excesivas  integraciones esta es tu herramienta. 

Ofrece Completas herramientas para Gestión y  administración de proyectos.

Por ello, en una muy buena opción para proyectos externos  dónde puede resultar necesario imputar horas y costes.

 

Monday: Gestiona y organiza toda tu actividad

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Varios Planes de precios

14 días Free Trial.

Desde 39€/mes

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Overview

Monday es una herramienta multipropósito que puedes utilizarse para casi todo. Desde organizar un proceso de selección, a realizar seguimiento de las acciones comerciales del equipo de ventas, hasta proyectos estructurados.

Monday representa “otra manera” de entender la gestión por proyectos, mucho más gráfica, flexible e intuitiva. Su metodología es 100% AGILE

En este sentido Monday se asemeja bastante a Trello. Aunque Trello es 100% Notas Kanban y Monday es 100% Tablas de tareas

Monday no está pensada para estructurar proyectos complejos sino para disgregar proyectos en ítems tratables de principio a fin.

Monday es un gestor de tareas avanzado multiproposito.

Su Estructura interna te permite…..

Organizar a tu aire. Los “Proyectos” en Monday son  Tableros  y  los portafolios son  Paneles. Los Tableros te permiten agrupar las tareas (elemento del tablero) en fases (grupos de elementos).

Para facilitar la gestión de  tus Tableros puedes agruparlos en Carpetas.

No es un herramienta  que agrupe tus tareas en niveles en cascada.( tareas, subtareas etc.) , esta no es la herramienta.

 

¿Como es Monday?

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¿Como Planificas?

Tablas y más..

Monday es una herramienta pensada para planificar con Tablas de tareas .

Dispones también de Tableros Kanban , Cronogramas  Gantt y calendarios.

Te  permite crear varios tableros Kanban para el mismo proyecto en función de las necesidades.

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¿Como son tus tareas?

Gestión de tareas y más..

Monday te ofrece campos de tarea personalizables al 100% en función de la actividad a controlar.

Por citarte ejemplos,  fijar un timeline, asignar responsable , dependencias entre tareas , barras de evolución de las tareas, crono de tiempos por tarea, añadir campos de coste (manuales), etiquetas……

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¿Como analizas?

Informes y control de actividad

Análisis multinivel 100% tailor suit.

Sus Paneles  personalizables te permiten generar los cuadros de control con los datos (proyectos) e  indicadores que desees.

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¿Como colaboras?

Conectividad y comunicación

Comunicación directa dentro del proyecto  y seguimiento en el buzón personal de correo.

Comunicación a nivel de tarea (chat)  y Video llamadas de Zoom a nivel de proyecto.

Integraciones

Monday ofrece  integraciones muy interesantes, consulta más aqui

  • Integrar con herramientas de gestión de proyectos como jira, asana,trello.
  • Otras Herramientas como Microsoft teams,  google tools, Facebook , salesforce, etc.

 

Lo que más me gusta y lo que menos

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Me parece genial

  • Su estructura flexible “mutiproposito”, extiende su uso en la Organización.

  • Su alta usabilidad y interfaz de usuario “friendly”, hacen que la curva de aprendizaje sea corta y su uso generalizado.

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Algo a mejorar

  • Su Coste: Las licencias por usuario son bastante caras en comparación con el resto de software .

  • No hay versión gratis , aunque hay una trial .

¿Por que Monday?

Monday es una herramienta de Hoy pensada para organizar las tareas de cualquier departamento de tu empresa. Te la recomiendo si buscas una herramienta multiproposito “apta para todos los públicos” fácil de usar y configurar.

Pensada, y diseñada para ser Agil y sencilla, compite con otros de su categoría como trello o airtable por convertirse en un nuevo método de trabajar que reste hegemonía a las “omnipresentes” hojas de cálculo.

Trello: Tu Tablero agil para organizar tu dia a día.

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Varios Planes y versión Free.

Prueba cualquier plan 14 días gratis.

Desde 9,99 $/mes

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Overview

Trello es una herramienta online basada en Tableros Kanban ágil y visual ideal para gestionar tareas entorno a “centros de actividad o proyectos”  y potenciar el trabajo colaborativo. 

Su Estructura sencilla y plana te permite…..

Crear  Tableros Kanban  Multipropóstito .

Crear tableros para cualquier fin, invitar a colaboradores compartir, gestionar dinámicamente tus tarjetas .

Crear Tareas (Targetas) de forma sencilla y practica, covertir la tarjeta en platilla, añadir checklist (subtareas) y etiquetas para categorizar el trabajo. 

¿Como es Trello?

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¿Como Planificas?

Tableros Kanban

Trello es una herramienta pensada para trabajar con tableros Kanban y de forma AGILE.

Puedes integrar otras vistas sobre tu tablero utilizando Herramientas potenciadoras (power-up ).

Atención solo podrás añadir un power-up por tablero en la versión Free

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¿Como son tus tareas?

Gestión de tareas sencilla

Trello te ofrece opciones “Plus” en la gestion de Tareas pero está limitado en la versión Free.

En todas las tarjetas encontrarás: Fecha vencimiento, miembros, adjuntos, checklist, chat..

Adicionales fecha inicio, subtareas…etc.

Más campos personalizados con power-up.

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¿Como analizas?

Informes y control de actividad

Trello no tiene de “serie” informes, deberás escojer el que deseas con los power-up.

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¿Como colaboras?

Conectividad y comunicación

Comunicación directa dentro del proyecto mediante el seguimiento de chat por tarjeta.

 

Integraciones

Trello ofrece  integraciones muy interesantes basandose en los power-up, consulta más aqui.

Estas “opciones” te van a permitir complementar tus tableros y tarjetas ampliando su funcionalidad según tus necesidades.

Lo que más me gusta y lo que menos

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Me parece genial

  • La metodologia sencilla y 100% AGILE.
  • Flexibilidad y funcionalidad ampliable gracias a sus Power-up
  • La usabilidad e interfaz de usuario fácil e intuitiva. 
5 Herramientas de Gestión de Proyectos y tareas Online| Top 2020

Algo a mejorar

  • La versión gratis está muy limitada en funcionalidad.
  • Herramientas de análisis y control  de tareas no integradas. 
  • Su baja usabilidad en proyectos complejos . 

¿Por que Trello?

Trello es una buena herramienta si te mueves a gusto en el entorno KANBAN, buscas una solución sencilla, rápida y 100% AGILE para la Gestión de tareas y equipos de proyecto.

Si buscas sencillez para iniciar a tu equipo en el uso de herramientas de colaboración y gestión de tareas, Trello cumple con los requisitos que los usuarios “aman”: atractivo diseño (fondos personalizados en los tableros), imágenes en las tarjetas y usabilidad elevada.  

Es una herramienta que se integra bien con otras herramientas de gestión de proyectos, colaboración o análisis avanzadas por lo que permite escalar los proyectos en el tiempo.

Asana: un gestor de proyectos complejos con una estética renovada

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Varios Planes y versión Free.

Prueba cualquier plan 30 días gratis.

Desde 10,99€/mes Lic. min 2 Users.

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Overview

Asana es una potente y flexible herramienta de gestión de proyectos y tareas diseñada para gestionar todo tipo de proyectos y fomentar el trabajo colaborativo online. 

Su Estructura multiproyecto  te permite…..

Flexibilidad total y organización 

Podrás crear grupos de proyectos (Grupos Trabajo) para diferenciar  por ejemplo proyectos por Departamento.

También puedes crear proyectos multinivel agrupados por secciones. Una sección coincide con una fase y normalmente, corresponde a una agrupación temporal de tareas en el tiempo.

Dispone de utilidades para copiar proyectos en Templates, lo que facilita la creación de proyectos nuevos con similares características. También dispone de templates estándar.

Escalar los proyectos actuales.

Las tareas se pueden organizar en tres niveles de tareas en cascada.( tareas, subtareas y checklist de tareas para cada subtarea). 

 

¿Como es Asana?

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¿Como Planificas?

Tablas de tareas y más..

Asana es una herramienta pensada para planificar con tablas de tareas.

Dispones de Cronogramas ( Gantt)  en las versiones de pago.

EL tablero Kanban, ofrece una vista de las tareas en columnas agrupadas en columnas  según  sección (grupo de tareas del proyecto).

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¿Como son tus tareas?

Gestión de tareas y más..

Asana te ofrece campos personalizables en la versión de pago tales como circuitos de aprobación, hitos, dependencias y análisis de costes tareas.

Campos básicos: vencimiento, responsable , prioridad de la tarea, archivos adjuntos, dependencias entre tareas y  etiquetas (de colores) por tarea.

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¿Como analizas?

Informes y control de actividad

Análisis por grupo de proyecto, proyecto y área personal.

Area personal  muy completa.

Cuadros de control, Portafolio, (no disponible en la versión Free) personalizables para gestionar y agrupar indicadores clave de varios proyectos.

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¿Como colaboras?

Conectividad y comunicación

Comunicación directa dentro del proyecto  y seguimiento en el buzón personal de correo.

Chat  disponible a nivel de tarea  con opción de adjuntar archivos.

Chat general a nivel de proyecto y a nivel grupo de trabajo en Asana.

Integraciones

Dispone de más de 84 integraciones, entre ellas con trello, google sheets, evernote y otros software de gestión de proyectos como airtable , jira etc.

Lo que más me gusta y lo que menos

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Me parece genial

  • La estructura multiproyecto  .
  • Flexibilidad y escalabilidad.
  • La Gestión de equipos y proyectos complejos. 
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A mejorar

  • La interfaz de usuario, faltan elementos  visuales.
  • Las herramientas de ayuda en inglés.

¿Por que Asana?

Asana es una buena herramienta comparable con Wrike , para los que buscan una Herramienta de Planificación flexible, moderna  y a la vez “robusta”, capaz de gestionar casi cualquier tipo de actividad.

 

Conclusión

En este post he compartido contigo algunas de las herramientas de Gestión de proyectos y tareas que mejores resultados están dando a multitud de empresas.

Existen muchas otras herramientas para gestionar el trabajo en equipo, colaborar y coordinar los recursos de tu empresa. Lo importante es saber que necesitamos y en función de ello escoger la herramienta que más se ajuste a nuestras necesidades actuales y futuras.

Ten en cuenta que cualquier cambio implica una inversión de tiempo y esfuerzo que se compensa con los beneficios que para tu empresa tiene este cambio: mayor control, mejora de la productividad, eficiencia, motivación del personal …entre otras muchas ventajas.

Si quieres realizar un cambio en la manera de trabajar de tu empresa te animo a que empieces con una prueba piloto en un  Departamento crítico para ti donde deseas tener mayor control: Marketing y desarrollo de producto son buenos ejemplos. 

Si necesitas ayuda en la elección de la herramienta o quieres realizar un cambio organizativo en tu empresa o en algún  Departamento y no sabes cómo, no dudes en contactar me puede AYUDARTE.

Si te ha gustado mi post no dudes en comentar o compartir, ayudarás a que este contenido llegue a más personas .

2 comentarios sobre «5 Herramientas de Gestión de Proyectos y tareas Online| Top 2020»

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