La contabilidad es un instrumento clave en la gestión de cualquier empresa. Permite diagnósticar la salud financiera del negocio y comparar la evolución de la empresa respecto a su sector.
En la contabilidad Financiera se vuelcan los “movimientos” monetarios y no monetarios, que según el Plan General contable deben quedar reflejados con su correspondiente apunte contable.
Este hecho por si solo, es sin duda una fuente de información muy valiosa que aporta muchas “luces” sobre el funcionamiento de la empresa.
No obstante, si queremos analizar la actividad de la empresa en “porciones más pequeñas” o “unidades de rentabilidad”, ya sean Divisiones comerciales, líneas de producto o Departamentos, es la Contabilidad Analítica de Gestión la que nos aporta todo el potencial.
¿Qué es la Contabilidad?
La Contabilidad es la función empresarial encargada de identificar, cuantificar y registrar las transacciones económicas de acuerdo a las exigencias y normas marcadas por el organismo responsable.
La Contabilidad Financiera registra los flujos monetarios de la empresa con el objetivo de informar a terceros de la actividad financiera interna siguiendo las normas de contabilización del Plan General Contable.
La Contabilidad Analítica disgrega los flujos monetarios de la contabilidad financiera en unidades de Valor Clave para la toma de decisiones siguiendo las normas de asignación y reparto establecidas por la Dirección de la empresa.
Funciones principales de La Contabilidad Interna
La Contabilidad interna a menudo se identifica como de gestión, analítica o de costes.
Aunque muchos autores definen las contabilidad de Gestión como contabilidad de costes, lo cierto es que la Contabilidad de Gestión es un concepto mucho más amplio que la asignación de coste a productos.
La contabilidad Analítica de Gestión necesita como no una correcta definición de los costes de producto. Esta información la proporciona la contabilidad de costes.
La contabilidad de costes no necesita implementar un sistema de contabilidad de gestión a todos los niveles. Es suficiente con identificar los componentes de coste a asignar al producto en función de su utilización en el proceso de productivo.
La contabilidad de gestión por tanto, no solo queda reservada al entorno industrial y de costes de producto, sino que cualquier empresa puede utilizar la contabilidad interna como mecanismo de análisis, interpretación y valoración de su actividad ya sea en el ámbito industrial, comercial o departamental.
Las principales utilidades son:
- Determinar la rentabilidad por producto o línea de productos.
- Determinar la rentabilidad de los Centros de Beneficio según determine la empresa: Divisiones comerciales, zonas de venta, cliente etc.
- Determinar la participación de cada Centro de Costes o unidad organizativa en el resultado global y en el de cada centro de Beneficio.
- Determinar los costes a imputar a imputar en el producto y valorar los inventarios en función de la estructura de costes escogida.
- Medir el desempeño de las unidades organizativas de acuerdo a los objetivos pactados y el resultado real obtenido.
- Tomar decisiones rápidas y focalizadas únicamente en aquellos factores que no alcanzan los resultados esperados.
Como implantar un Sistema de Contabilidad Interna.
Consideraciones previas.
La Contabilidad Interna debe responder a las necesidades de la empresa. Esto es lo primero que debemos tener claro ante de diseñar el sistema de contabilidad interna que nuestro negocio requiere.
Es una decisión importante y nada trivial.
Disgregar la contabilidad financiera en un sistema interno que profundice, amplíe y reparta las transacciones en función del criterio escogido, no tiene sentido sino aporta valor a la toma de Decisiones.
El sistema persigue agilizar la toma de decisiones ganando en eficiencia, rapidez y capacidad de análisis.
Diseñar un sistema de contabilización e imputación interna complejo y detallado, puede parecer tentador, pero puede convertirse a la larga en un gran lastre, si el resultado conseguido no compensa el esfuerzo de tratar dicha información.
Análisis de la Situación Inicial
Es básico conocer la estrategia perseguida por la empresa, su organización interna y los requerimientos actuales de la Dirección.
Estos son los puntos a chequear antes de empezar con el diseño de la contabilidad interna:
Revisar el Plan Estratégico de la Empresa.
- Conocer la situación actual: misión y objetivos a corto plazo.
- Conocer la Situación futura perseguida: visión y objetivos estratégicos a largo plazo.
Análisis Organizativo de la Empresa.
- Como se organiza la empresa por departamentos funcionales, por proyectos o por divisiones autónomas o un mix de ellas.
- Quién es y qué funciones ostenta cada Responsable de unidad de negocio. Cual es su nivel de responsabilidad sobre los costes generados y sobre la operativa interna.
Definición de Objetivos perseguidos por el equipo Directivo
- Recopilar los requerimientos del equipo directivo en materia de análisis, información y control.
- Comprobar que los requerimientos se ajustan a la línea estratégica marcada por la empresa.
- Analizar la viabilidad de estos requerimientos , priorizando aquellos que son críticos y reflejan una debilidad interna que debe ser corregida sobre aquellos que son deseables y basados en preocupaciones del equipo Directivo.
Diseño de la estructura interna de imputación
Son muchos los puntos a decidir, en el diseño de la contabilidad de gestión interna.
Los objetivos son:
- Simplicidad y eficiencia: definir criterios de imputación que primen la claridad y sencillez en la contabilización minimizando los repartos o asignaciones posteriores de gastos.
- Información de calidad: conseguir informes veraces que faciliten la toma de decisiones minimizando el posible efecto de falsa información o interpretación.
Algunas decisiones a adoptar:
Agrupación de las Ventas y Beneficios
- Decidir bajo qué criterios estadísticos agruparemos las ventas: ventas por división, línea de producto, país. Etc.
- Decidir sobre cual o cuales agrupaciones de ventas (división, país, línea de producto…) deseamos obtener información de Gestión Interna. Es decir, definir cuáles son las Unidades estratégicas de Venta que recibirán imputaciones directas e indirectas de ventas y gastos. Suele coincidir con la Estructura de Divisiones comerciales aunque no siempre es así.
Agrupación de los Costes y gastos generales.
- Decidir en función de qué criterios queremos agrupar los gastos, lo normal es fijar la estructura de centros de coste en función del área de responsabilidad o estructura organizativa.
- Establecer las normas de imputación contable de gastos. Este punto es crucial para agilizar la contabilización, minimizar los errores y los gastos sin asignar contabilizados en grupos de coste genéricos. Es básico realizar un análisis por cada tipo de gasto o coste y decidir si es posible establecer criterios automáticos de imputación de gasto.
Validar la estructura de costes de producto
- Revisar y validar la estructura de costes asociada al producto.
- Definir los criterios de imputación de costes.
- Validar el sistema de control de desviaciones.
Implementación de la Contabilidad Interna.
Planificar el punto de arranque de la contabilidad de Gestión con precisión y disponer de las herramientas necesarias implementadas y testadas con anterioridad es básico para el éxito del proceso.
Algunos puntos a tener en cuenta
Herramientas Informáticas adaptadas y testeadas
- Disponer de un sistema informático preparado para soportar contabilidad analítica que permita asignar ingresos y gastos en tiempo real durante la contabilización del asiento contable.
- Disponer de un sistema automático, semiautomático de reasignación de costes y gastos.
- Disponer de herramientas estándar o configurables (Big data) de análisis en función de la estructura definida.
- Disponer de herramientas automáticas de análisis de desviaciones en costes.
Organización interna preparada
- La Plantilla debe estar formada e informada sobre el sistema a implementar con anterioridad a la fecha de arranque.
- Las normas de contabilización e imputación deberán estar definidas previamente.
- Los Responsables de cada unidad de análisis (centro de coste o beneficio) habrán sido nombrados e informados sobre sus responsabilidades con anterioridad a la fecha de inicio.
Conclusión
Las ventajas de poner en marcha un sistema de contabilidad interna que amplíe y refuerce la contabilidad financiera son indiscutibles.
Aunque implementarlo puede parecer complejo, en realidad es sencillo si se siguen los pasos adecuados y el sistema se diseña según las necesidades de la empresa.
Puedo ayudarte a definir tu estructura de costes y centros de beneficio, decidir cual es la estructura óptima de costes para tus productos y poner en marcha el sistema de contabilidad interna que tu negocio necesita. No dudes en contactarme.
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