Las claves para Externalizar servicios

Las claves para Externalizar servicios

Si te estás planteando empezar un negocio una de las decisiones que tendrás que tomar cuanto antes es que actividades vas a realizar con recursos propios y que vas a externalizar o subcontratar con proveedores o partners.

En este post te doy las claves para tomar esta difícil decisión.

Que es la externalización

La externalización (en inglés outsourcing) consiste en ceder parte de la gestión de tu negocio a un partner o proveedor externo.

¿Que externalizar?

Prácticamente todo es externalizable, el limite lo pones tu y tu estrategia de negocio.

Por ponerte algunos ejemplos:

  • Subcontratar Actividades administrativas concretas en manos de expertos. Por ejemplo gestión de impuestos, soporte informático y gestión de nominas.
  • Recurrir a Profesionales externos en Procesos vitales del negocio. Por ejemplo: soporte a la dirección y control de negocio, marketing o producto.
  • Externalizar Departamentos . Por ejemplo: contabilidad, servicio postventa, atención al cliente, cobros.
  • Subcontratar total o parcialmente actividades clave de la empresa. Por ejemplo subcontratar una parte o todo el proceso productivo: una tarea , una o varias lineas de producto.

¿Para que externalizar?

Externalizar te permite flexibilizar tu negocio , eliminando rigideces que pueden condicionar el crecimiento.

Disponer de una estructura interna poco pesada, te permitirá ajustar el gasto a la evolución de tu negocio, pudiendo decidir con mayor autonomía sobre que , cuando y donde gastar tu presupuesto.

¿Cuando Externalizar?

Siempre estás a tiempo de replantear tu modelo de negocio y flexibilizar tu estructura.

Puedes realizar cambios puntuales que te hagan ganar en eficiencia y ser más competitivo.

No obstante, si tu empresa ya está en funcionamiento, y te planteas realizar ajustes “drásticos” en tu estructura , deberás tener en cuenta que este proceso puede conllevar un ajuste en tu plantilla interna . Por tanto debe ser tratado con cautela para minimizar los efectos visibles en la política de recursos humanos.

Los escenarios más habituales para plantear una estrategia completa o parcial de externalización son:

  • En la fase de modelado y en la definición del Plan de Negocio.
  • En Planes estratégicos de crecimiento, como parte de la política expansiva de la empresa, acompañado del consiguiente plan de ajuste y recolocación del personal.
  • En acciones a corto plazo y puntuales para dar respuesta a puntas de trabajo imposibles de absorber con la estructura interna.
  • En Acciones de mejora operativa para solucionar ineficiencias o lagunas temporales de los procesos internos.

Las claves para externalizar

Si tu empresa está en funcionamiento…..

Antes de plantearte externalizar servicios te recomiendo que realices un Análisis interno completo.

  • Analiza la situación de partida.
    • Prepara un organigrama funcional de tu empresa.
    • Identifica tus recursos y capacidades.
    • Identifica tus procesos de negocio principales y auxiliares.
    • Identifica tus actividades principales.
  • Clasifica y valora .
    • Clasifica tus recursos y capacidades con un análisis VRIO.
    • Etiqueta tus procesos y actividades de las más sensibles y clave a las más auxiliares.
    • Identifica las ineficiencias actuales en tu gestión interna .
  • Plantea tus objetivos y decide tu estrategia.
    • Plantea tus objetivos (puede ser ganar en flexibilidad, ahorro de costes, crecimiento etc).
    • Decide tu estrategia en función de los objetivos. Tu estrategia debe permitirte alcanzar los objetivos planteados y minimizar los riesgos asociados.
  • Selecciona a los “partners” de acuerdo a tus necesidades.
    • Pide mínimo dos o tres presupuestos.
    • Pide reseñas y/o garantías del servicio (devolución , contrato abierto. etc).
    • Pide una cita con un asesor de la empresa o el profesional que te dará el servicio, pregunta e infórmate bien antes de decidir.
    • Realiza un análisis cuantitativo (precio) y cualitativo (servicio) de los “partners” que pueden ofrecerte el servicio.
  • Planifica y cuantifica.
    • Cuantifica el coste actual de los recursos o procesos a externalizar.
    • Cuantifica el coste a futuro de los recursos o procesos con el nuevo servicio.
    • Realiza una simulación del antes y el después , reflejando los efectos económicos en tu Plan financiero.

No olvides que deberás ser capaz de valorar y cuantificar la situación de partida , analizando diferentes escenarios para cada estrategia.

Si estas empezando…..

Si empiezas de cero, mi consejo es que partas de un Modelo de Negocio flexible o lo que es lo mínimo con la Mínima estructura interna necesaria.

  • Revisa las actividades y recursos externaliza todo todo lo que puedas que sea auxiliar y no represente el core de tu negocio.
  • Sobre lo vital, estudia subcontratar o alquilar todo lo que implique un desembolso inicial elevado en Inversiones, activos o plantilla fija. En definitiva todo lo que implique un “compromiso firme y fijo” que luego pueda convertirse en un lastre si no se cumplen tus previsiones de venta.
  • Busca alianzas y asociaciones estratégicas con partners especialistas que te aporten expertise, seguridad y flexibilidad en las áreas clave en tu negocio.

¿Motivos?:

  • Es mucho más fácil empezar con una estructura interna mínima e ir adquiriendo recursos propios (plantilla y otros activos) poco a poco que empezar con una estructura grande y intentar recortarla después.
  • Externalizar recursos y actividades auxiliares te sirve para liberar tu tiempo centrándote en lo que de verdad aporta negocio.
  • Externalizar te permite testear una parte de tu negocio externamente e implementarla cuando funcione en tu estructura interna.
  • Con ayuda externa especializada puedes llegar a mejores resultados en menos tiempo por el know-how que conlleva su alto grado de especialización.
  • Externalizar en definitiva te permite asumir menos riesgos con un coste asequible y variable.

Riesgos de la externalización

La externalización no está exenta de riesgos, hay que valorar los pros y los contras en cada caso concreto para decidir qué hacer con el recurso y proceso , si asumirlo internamente o externalizarlo.

Por norma general cuanto más crítico sea el recurso, más delicada será la externalización.

Estos son los principales inconvenientes a valorar ante esta decisión:

  • Pérdida de control sobre el recurso o el proceso externalizado.
  • Riesgo de pérdida o fuga del proveedor de servicio.
  • Elevados costes de la externalización respecto al uso interno del recurso.
  • Pérdida de la capacidad de gestión y decisión sobre el recurso externo.

Conclusiones

La externalización es un opción muy útil en cualquier organización sea grande o pequeña.

Disponer de recursos y profesionales expertos que den respuesta a tus necesidades “just-in-time”, es un lujo y una ventaja a explotar.

No hay nada tan flexible como poder contar con el recurso que necesitas, en el momento justo, sea por horas, servicio o proyecto puntual . Esta flexibilidad te permite disponer del servicio de calidad que tu negocio necesita sin incurrir en los elevados costes y rigidez que la gestión interna supondrían para tu negocio.

Si estás buscando un profesional que te guíe y asesore en este proceso puedo ayudarte, no dudes en contactarme.

Si te ha gustado mi post no dudes en compartir. También te agradeceré tu valoración y comentarios que como sabes son siempre bienvenidos. 

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