Si te estás planteando empezar un negocio una de las decisiones que tendrás que tomar cuanto antes es que actividades vas a realizar con recursos propios y que vas a externalizar o subcontratar con proveedores o partners.
En este post te doy las claves para tomar esta difícil decisión.
Que es la externalización
La externalización (en inglés outsourcing) consiste en ceder parte de la gestión de tu negocio a un partner o proveedor externo.
¿Que externalizar?
Prácticamente todo es externalizable, el limite lo pones tu y tu estrategia de negocio.
Por ponerte algunos ejemplos:
- Subcontratar Actividades administrativas concretas en manos de expertos. Por ejemplo gestión de impuestos, soporte informático y gestión de nominas.
- Recurrir a Profesionales externos en Procesos vitales del negocio. Por ejemplo: soporte a la dirección y control de negocio, marketing o producto.
- Externalizar Departamentos . Por ejemplo: contabilidad, servicio postventa, atención al cliente, cobros.
- Subcontratar total o parcialmente actividades clave de la empresa. Por ejemplo subcontratar una parte o todo el proceso productivo: una tarea , una o varias lineas de producto.
¿Para que externalizar?
Externalizar te permite flexibilizar tu negocio , eliminando rigideces que pueden condicionar el crecimiento.
Disponer de una estructura interna poco pesada, te permitirá ajustar el gasto a la evolución de tu negocio, pudiendo decidir con mayor autonomía sobre que , cuando y donde gastar tu presupuesto.
¿Cuando Externalizar?
Siempre estás a tiempo de replantear tu modelo de negocio y flexibilizar tu estructura.
Puedes realizar cambios puntuales que te hagan ganar en eficiencia y ser más competitivo.
No obstante, si tu empresa ya está en funcionamiento, y te planteas realizar ajustes «drásticos» en tu estructura , deberás tener en cuenta que este proceso puede conllevar un ajuste en tu plantilla interna . Por tanto debe ser tratado con cautela para minimizar los efectos visibles en la política de recursos humanos.
Los escenarios más habituales para plantear una estrategia completa o parcial de externalización son:
- En la fase de modelado y en la definición del Plan de Negocio.
- En Planes estratégicos de crecimiento, como parte de la política expansiva de la empresa, acompañado del consiguiente plan de ajuste y recolocación del personal.
- En acciones a corto plazo y puntuales para dar respuesta a puntas de trabajo imposibles de absorber con la estructura interna.
- En Acciones de mejora operativa para solucionar ineficiencias o lagunas temporales de los procesos internos.
Las claves para externalizar
Si tu empresa está en funcionamiento…..
Antes de plantearte externalizar servicios te recomiendo que realices un Análisis interno completo.
- Analiza la situación de partida.
- Prepara un organigrama funcional de tu empresa.
- Identifica tus recursos y capacidades.
- Identifica tus procesos de negocio principales y auxiliares.
- Identifica tus actividades principales.
- Clasifica y valora .
- Clasifica tus recursos y capacidades con un análisis VRIO.
- Etiqueta tus procesos y actividades de las más sensibles y clave a las más auxiliares.
- Identifica las ineficiencias actuales en tu gestión interna .
- Plantea tus objetivos y decide tu estrategia.
- Plantea tus objetivos (puede ser ganar en flexibilidad, ahorro de costes, crecimiento etc).
- Decide tu estrategia en función de los objetivos. Tu estrategia debe permitirte alcanzar los objetivos planteados y minimizar los riesgos asociados.
- Selecciona a los «partners» de acuerdo a tus necesidades.
- Pide mínimo dos o tres presupuestos.
- Pide reseñas y/o garantías del servicio (devolución , contrato abierto. etc).
- Pide una cita con un asesor de la empresa o el profesional que te dará el servicio, pregunta e infórmate bien antes de decidir.
- Realiza un análisis cuantitativo (precio) y cualitativo (servicio) de los «partners» que pueden ofrecerte el servicio.
- Planifica y cuantifica.
- Cuantifica el coste actual de los recursos o procesos a externalizar.
- Cuantifica el coste a futuro de los recursos o procesos con el nuevo servicio.
- Realiza una simulación del antes y el después , reflejando los efectos económicos en tu Plan financiero.
No olvides que deberás ser capaz de valorar y cuantificar la situación de partida , analizando diferentes escenarios para cada estrategia.
Si estas empezando…..
Si empiezas de cero, mi consejo es que partas de un Modelo de Negocio flexible o lo que es lo mínimo con la Mínima estructura interna necesaria.
- Revisa las actividades y recursos externaliza todo todo lo que puedas que sea auxiliar y no represente el core de tu negocio.
- Sobre lo vital, estudia subcontratar o alquilar todo lo que implique un desembolso inicial elevado en Inversiones, activos o plantilla fija. En definitiva todo lo que implique un «compromiso firme y fijo» que luego pueda convertirse en un lastre si no se cumplen tus previsiones de venta.
- Busca alianzas y asociaciones estratégicas con partners especialistas que te aporten expertise, seguridad y flexibilidad en las áreas clave en tu negocio.
¿Motivos?:
- Es mucho más fácil empezar con una estructura interna mínima e ir adquiriendo recursos propios (plantilla y otros activos) poco a poco que empezar con una estructura grande y intentar recortarla después.
- Externalizar recursos y actividades auxiliares te sirve para liberar tu tiempo centrándote en lo que de verdad aporta negocio.
- Externalizar te permite testear una parte de tu negocio externamente e implementarla cuando funcione en tu estructura interna.
- Con ayuda externa especializada puedes llegar a mejores resultados en menos tiempo por el know-how que conlleva su alto grado de especialización.
- Externalizar en definitiva te permite asumir menos riesgos con un coste asequible y variable.
Riesgos de la externalización
La externalización no está exenta de riesgos, hay que valorar los pros y los contras en cada caso concreto para decidir qué hacer con el recurso y proceso , si asumirlo internamente o externalizarlo.
Por norma general cuanto más crítico sea el recurso, más delicada será la externalización.
Estos son los principales inconvenientes a valorar ante esta decisión:
- Pérdida de control sobre el recurso o el proceso externalizado.
- Riesgo de pérdida o fuga del proveedor de servicio.
- Elevados costes de la externalización respecto al uso interno del recurso.
- Pérdida de la capacidad de gestión y decisión sobre el recurso externo.
Conclusiones
La externalización es un opción muy útil en cualquier organización sea grande o pequeña.
Disponer de recursos y profesionales expertos que den respuesta a tus necesidades «just-in-time», es un lujo y una ventaja a explotar.
No hay nada tan flexible como poder contar con el recurso que necesitas, en el momento justo, sea por horas, servicio o proyecto puntual . Esta flexibilidad te permite disponer del servicio de calidad que tu negocio necesita sin incurrir en los elevados costes y rigidez que la gestión interna supondrían para tu negocio.
Si estás buscando un profesional que te guíe y asesore en este proceso puedo ayudarte, no dudes en contactarme.
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