Las 5 claves para Mejorar la Gestión del tiempo y ser más productivo

Planifica tu tiempo

Organiza tu día a día para priorizar las tareas clave frente a las que son auxiliares o prescindibles.

La planificación semanal y diaria de tu trabajo debe ser un reflejo en el corto plazo del plan de acción que te hayas marcado en línea con tus objetivos.

Crea una agenda con franjas horarias  fijas para realizar las tareas clave y espacio reservado para imprevistos y tareas auxiliares.

¿Como organizar tu agenda?

Trabaja tu agenda en tres bloques partiendo de una jornada de 5 bloques:

• Tareas planificadas (importantes y auxiliares).
• Imprevistos y Urgencias (importantes y no importantes)
• Descansos.

Tareas Urgentes e Importantes.

Reserva un tiempo diario a las tareas Imprevistas que son Urgentes e importantes.

Si has realizado una buena planificación, lo urgente e importante responderá a Incidencias externas que no pueden ser controladas.

Su efecto debería ser mínimo, sino fuera así habría que estudiar las causas externas e internas que están provocando este exceso de tareas Urgentes-importantes: planificación inadecuada, bajo rendimiento, organización interna inadecuada.

Debes valorar caso a caso , el grado de prioridad de estas tareas respecto a las tareas planificadas.

Si el tiempo reservado en tu agenda para estas urgencias no es suficiente, es lógico que desplaces en tu agenda las tareas importantes planificadas que pueden esperar.

Tareas Importantes Planificadas

Reserva un tiempo fijo (a poder ser siempre a la misma hora) para realizar las tareas importantes planificadas.

Es clave escoger bien el momento para realizar las tareas importantes para que coincida con la punta de máxima productividad personal y de mínimas distracciones externas.

Es importante no saltarse (salvo fuerza mayor) esta planificación y si esto pasara reasignar inmediatamente el tiempo perdido en la agenda modificando la planificación inicial.

Tareas importantes no Planificadas.

¿Las hay?

Si tienes un plan de acción bien elaborado, deberías haber contemplado todas las tareas clave que son importantes para tus objetivos.

No obstante, pueden haber lagunas en tu planificación.

Si esto ocurre, deberás revisar tu planificación para incluir las nuevas tareas intentando que afecte lo mínimo posible a las tareas en curso.

Tareas urgentes no importantes.

Son ese tipo de tareas que no son clave para tu objetivo, pero no sabes porque te hacen ir corriendo de arriba para abajo y perder muchísimo tiempo.

Este tipo de tareas deberían ser filtradas por alguien de confianza capaz de atender dicha “ urgencia” , esto nos permitirá delegar una gran parte de estas tareas.

Reserva una franja de tiempo al día para este tipo de tareas pero no las priorices respecto al resto.

Ejemplo

Si tu prinicipal cliente te llama para “hablar de negocios” y solo quiere hablar contigo, haz que recojan su mensaje y acuerda llamarle a una hora específica  o acuerda una hora que os venga bien a los dos. (Seguro que puede esperar unas horas).

Tareas no urgentes ni importantes

El objetivo es que en tu agenda haya poco espacio para esta tareas porque aportan poco o muy poco a tus objetivos.

Este grupo de tareas son las que a priori debería ser 100% delegables o incluso algunas de ellas prescindibles.

No obstante es posible, que  algunas requieran de tu atención personalizada.

Identifica cuales de tus tareas están dentro de este grupo y revisa si son prescindibles, delegables o si hay que realizarlas.

Si tras realizar este análisis algunas de ellas requieren de tu atención, marca uno o varios días fijos para realizar las y a ser posible hazlas coincidir con los momentos de menos actividad y productividad personal.

Ejemplos

Las reuniones de seguimiento departamental pueden fijarse los Lunes por la mañana. Las tareas administrativas viernes tarde.

3 Consejos para planificar tareas

Trabaja en franjas cortas e intensas de máxima concentración alternando con momentos cortos de descanso

Tener la mente 100% volcada en una única tarea es mucho más productivo que tenerla dispersa en varios temas.

Por ello es muy útil establecer periodo cortos de máxima concentración y mínimas distracciones.

La técnica del Pomodoro, trabajar 25 minutos y descansar 5 puede ayudarte en tu objetivo.

Bloquea al máximo posible la comunicación con el exterior para evitar cualquier distracción.

Este implica no atender llamadas, no aceptar charlas ni reuniones, ni atender correo ni redes. Es probablemente lo más difícil de llevar a cabo.

Sin embargo piensa lo, no hay casi nada que no puede esperar hasta tu pausa de 5 minutos ¿no?.

Estructura tu trabajo en bloques homogéneos suficientemente amplios como para conseguir resultados diarios.

Es mucho mejor trabajar durante 3-4 horas en una cosa en concreto (haciendo las pausas necesarias) y ver resultados que alternar muchas pequeñas tareas y dejarlas inconclusas.

Los riesgos de sobrecargar tu agenda diaria son:

• Desmotivación: Tener la sensación de no avanzar ni acabar nada es casi tan estresante como avanzar sin planificación.
• Ineficiencia: Si fraccionas en exceso una tarea en franjas cortas de varios días perderás mucho más tiempo “reiniciando” la tarea en el punto en que lo dejástes la vez anterior.

Realiza descansos

Ser productivo y eficiente pasa por aprender a priorizar las tareas y saber aceptar que no se puede llegar a todo.

Y que es más, no hay que llegar a todo, porque no es necesario, hacerlo ya, aquí y ahora.

Y para lograr los mejores resultados , los tiempos de descanso son vitales.

Marca en tu agenda las pautas de descanso, no menos de una pausa de 10 minutos cada dos horas.

Marca tu jornada laboral en un número de horas y no te saltes tus pausas y descansos   excepto en una ocasión extraordinaria muy justificada.

Vacía la mente

Aunque nos pasa a todos, es lógico que “si  por tu cargo estás en mil temas a la vez”, tengas tu mente ocupada constantemente con una cantidad considerable de temas pendientes.

Este gran volumen de datos se van  amontonando en tu mente sin darte cuenta, generando “ruido”.

El “ruido” en tu mente bloquea tus acciones y baja tu concentración vaciar tu mente y pasar la “carga” a una lista te permite avanzar con la tranquilidad de tener el control.

Trabaja con listas de temas pendientes y anota en ellas las tareas a realizar, los proyectos nuevos y las ideas a poner en práctica.

Una lista todoList es un documento que debe ser ágil de trabajar. Lo puedes tener en una libreta o en un archivo o agenda electrónica pero debe ser 100% accesible en cualquier momento.

Se trata de que puedas trasladar este tema a tu lista en cuanto surja liberando tu mente de este pensamiento y evitando que entorpezca tu actividad actual.

Mi consejo es que utilices un medio que te permita recuperar la información, tratarla y clasificar la fácilmente, hay aplicaciones informáticas, que permiten agrupar tareas pendientes y trasladarlas a tareas planificadas.

Para la generación de Ideas “espontáneas” puedes utilizar la misma aplicación o bien una simple libreta de “Inspiración”, y trasladarla a tu aplicación cuando la valides como accionable.

Tener por escrito lo pendiente te servirá para tomar consciencia de lo no realizado y priorizar o no acciones para su realización.

Actualiza tu agenda y revisa tu planificación

Ser metódico y constante es la clave del éxito, para ello tienes que invertir algo de tiempo al análisis y valoración de cómo está yendo el trabajo realizado.

Autoanálisis para detectar: Si cumples plazos, si tu lista de temas pendientes está descontrolada, si lo urgente ocupa cada vez más tiempo y lo importante menos, etc, y Acción para invertir la situación.

Reflexiona sobre el trabajo realizado, premia por los objetivos conseguidos y toma acción sobre los no conseguidos.

Ser rápido y ágil en reconducir la situación, cuanto antes actúes mejor resultado tendrás:

• Acciones en el Día
• Acciones entre Día
• Acciones Semanales

Acciones en el Día

Si durante el día hay “huecos” para las tareas no planificadas no se “rellenan” aprovecha estos tiempos “sin asignar” con las tareas planificadas importantes atrasadas.

Si surgen tareas urgentes e importantes a resolver en el día prioriza estas por encima de las demás.

Al final del día

Diariamente tras acabar tu jornada deberás valorar si has cumplido las tareas a realizar en el día.

Dedica 10 minutos a revisar la lista de tareas que hoy no has concluido dentro de su franja de tiempo y pásalas a mañana a la “misma hora”.

Al final de semana

Al final de la semana tocará valorar la consecución de tus objetivos diarios, y planificar la agenda para la semana próxima, teniendo en cuenta los atrasos y las acciones más importantes de tu lista toDolist.

Dedica el viernes por la tarde unos 30 -60 minutos máximo a planificar la agenda de la semana próxima y a adaptarla para lograr cumplir los plazos marcados en el Plan de acción.

 

Conclusión

SI eres metódico y planificas tu día a día los resultados no tardarán en llegar. Ganarás en calidad de vida , tranquilidad y dirás Adios definitivamente a la ansiedad.

Así que no lo olvides, tu trabajo no es mejor por invertir horas y horas en él, sino por Gestionar correctamente el tiempo que trabajas (y el que descansas) para ser más productivo trabajando con un fin .

En resumen, invertir el tiempo justo y necesario para lograr el máximo resultado, es decir ser más eficientemente productivo.