¿Son tus procesos internos realmente eficientes?

¿Son tus procesos internos realmente eficientes?

¿Has pensado alguna vez que lo que estas haciendo es absurdo?. ¿Te has preguntado que pasaría si lo cambiaras?

Vivimos en una sociedad que tiene poca tolerancia al fracaso.  Por desgracia en este entorno,  el margen para equivocarse es casi nulo.

Hagamos una pequeña reflexión:

  •  ¿Cuantas veces has intentado ocultar un error deliberadamente  por miedo a que tu reputación quedara en entredicho.?
  • ¿Cuánto tiempo has tardado en reaccionar ante un comportamiento, rutina o tarea que aún sabiendo que es errónea y absurda,  la has mantenido por miedo a las reacciones?
El error no es hacer algo mal , el error es no admitir que debemos cambiar lo que hacemos mal . Clic para tuitear

Este modus-operandi existente en nuestra sociedad se replica también en el mundo de los negocios, provocando profundas ineficiencias y elevados costes de gestión.

En este post vamos a ver que señales te van a servir para identificar las debilidades de tus procesos actuales.

Detectar la necesidad de cambio.

Ver que estas haciendo mal es muchas veces lo más complicado de todo, porque a nadie le gusta admitir que se está equivocando en su manera de trabajar, que lo que está haciendo no aporta valor, y que por tanto, hay que cambiarlo.

Esto implica admitir que hemos fracasado, y que estamos perdiendo tiempo  y dinero.

Por tanto, la primera reacción va a  ser siempre, intentar NO CAMBIAR, aferrarse a lo conocido , lo controlado, nuestro feudo, nuestro valor.

¿Como invertimos este proceso?

Imprescindible: concienciarse de la necesidad de cambiar, haciéndonos esta pregunta una y otra vez, tantas como procesos nos generan dudas.

¿Si volviera a empezar de cero y sabiendo lo que sé hoy haría las cosas como las estoy haciendo ahora o las cambiaría?

mentor 365

Ante esta pregunta la respuesta sincera ,  puede ser evidentemente “Si”, pero si  has sido totalmente sincero , te asombraras con la cantidad de ” No o no sé”, que  vas a encontrar.

La clave:

Una ineficiencia en un proceso no debe ser tratada como una debilidad sino como una oportunidad de cambiar. Clic para tuitear


Análisis de tus procesos actuales.

Vamos paso a paso, en las fases que te llevan a un cambio y para empezar es preciso realizar un análisis previo de tus procesos para detectar las fracturas existentes, centrándote en los que te han dado una respuesta de NO o No Sé.

¿El objetivo?: Detectar ineficiencias, duplicidades, o rupturas en el proceso, que generen perdida de valor y eleven los costes del proceso.

Lo adecuado es realizar un análisis de los procesos principales de negocio desde la perspectiva departamental, una vez superado este análisis será necesario integrar con el resto de Departamentos, para contrastar la información facilitada y completar el proceso.

Puntos a chequear por proceso y Departamento

  • Procedimientos y protocolos
    • ¿Es un proceso unificado o compartido entre varios departamentos?
    • ¿Está el procedimiento escrito?
    • ¿Existe un protocolo para gestionar incidencias internas.? ¿Es público?
    • ¿Existe un circuito de aprobación e información sobre los outputs generados.? ¿Es publico?
  • Organización interna y equipo
    • ¿Hay planificación interna , fechas y objetivos para las tareas realizadas.?
    • ¿Están los roles perfectamente definidos o son ambiguos o inconexos?
    • ¿Existe cohesión interna y percepción de empresa por parte del equipo?
  • La Comunicación
    • ¿La comunicación interna está normalizada.?
    • Y la externa, ¿ está normalizada? ¿Recibimos feed-back externo sobre los productos generados? ¿recibimos comunicación puntual y vital sobre temas vinculados a nuestro Departamento?
    • Existen listas de distribución normalizadas para cada categoría de tarea? o por el contrario ¿se usa y abusa del “copismo”?
  • Tareas o producto
    • ¿Están las tareas automatizadas o por el contrario, se trabaja de manera manual ( formato papel, bases de datos tipo excel…).?
    • ¿Se están generando outputs de los que desconoces su impacto, necesidad o utilidad?
    • ¿Has detectado posibles duplicidades en algunos de las tareas u outputs generados?

Caminando hacia el cambio

Si has puesto a examen tus procesos actuales , estas en el buen camino. Eres consciente de que hay algo que no funciona o al menos no como debiera y quieres cambiarlo.

Esto es un punto de partida sobre el que comenzar a construir el futuro , te enfrentas a muchos retos: desconfianza incluso hostilidad de tus colaboradores, falta de cohesión, falta de liderazgo para afrontar los nuevos retos, tendrás que ir sorteando poco a poco todas estas trabas en aras de una exitosa Gestión del cambio.

Al final del camino tendrás que decidir como reconduces tus procesos actuales o incluso tu estrategia empresarial. En definitiva, decidir si te adaptas saneando las fracturas actuales, o por el contrario es preciso un cambio estratégico más profundo , casi un “comenzar de cero” total o parcial.

La respuesta llegará tras realizar el diagnostico integral de los procesos de tu negocio.

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