Si hay algo que podemos aprender de la reciente crisis del COVID-19, es que nuestro mundo es frágil:
Hay «contingencias» que escapan a nuestro control y pueden causar graves daños si no se reacciona a tiempo.
Para mitigar estos efectos es básico el diagnóstico de «detención precoz».
En tu negocio, contar con un Plan de Contingencia es una poderosa arma para anticiparse ante «situaciones futuras «no deseables» y salir victorioso de ellas.
Si quieres poner en marca un Plan de Contingencia empieza entendiendo que és y cómo construir uno a medida de las necesidades de tu empresa.
Un plan de contingencia «empresarial» es un conjunto de medidas de actuación económico-financieras y organizativas que persiguen proteger a la empresa ante situaciones críticas (AMENAZAS) que ponen en riesgo la continuidad del negocio.
El objetivo del Plan es preparar a la empresa para minimizar los efectos en el caso de producirse una Amenaza que podría tener efectos graves en la viabilidad futura del negocio.
¿Que debe incluir el Plan del contingencia?
Un Plan de Contingencia es un documento VIVO y personalizado para cada empresa en función de su situación y los riesgos a contemplar.
De manera general contempla :
- Los elementos clave de la Empresa que deben ser preservados: Recursos y capacidades clave.
- Los Riesgos o Amenazas principales asociados a esos elementos clave.
- El listado de contingencias a contemplar en el plan.
- El análisis y determinación del impacto económico-financiero de la contingencia para la empresa.
- Las medidas a tomar para hacer frente a las Amenazas y su temporalidad.
- Los recursos necesarios humanos, financieros, materiales y organizativos para llevar a cabo el Plan de actuación.
- Los protocolos de actuación y responsables de cada actuación.
- La viabilidad económico-financiera del Plan.
Los Recursos y Capacidades clave
+
Las Amenazas sobre los recursos Clave
Listado de Contingencias
Veamos un ejemplo:
La Empresa TextBoho S.L está especializada en la venta de Telas boho «eco» por metros.
El 70% de sus ventas son producidas en la Navel A, el 20% en una nave auxiliar y el 10% que queda lo compra a proveedores externos.
Para fabricar cuenta con dos máquinas de telar la manual y la automática que fabrica el 80% de la producción.
Recursos Clave
La Nave A
La Máquina de telar automática
Capacidades Clave
Actividad Productiva
Venta de productos exclusivos «eco»
Amenazas
Incendio o catástrofe natural
Deterioro de medios productivos.
Otras Causas externas que impliquen cese en de actividad
Ataque o pérdida de datos Informáticos
Contingencias
Incendio en la Nave A
Rotura de la Máquina de telar automática.
Pérdida de datos por ataque cibernético.
Causas externas que provoquen la Paralización de la actividad total o parcial.
Una vez detectadas las posibles amenazas, es necesario realizar un análisis del impacto en el resultado de la empresa.
Para medir el impacto deberemos ver las repercusiones que tiene sobre la cadena de valor cada contingencia, la posible pérdida asociada (menos ventas, más costes, más inversión) y su temporalidad.
¿Cuando realizar el Plan?
Un Plan de Contingencia gana en efectividad si se realiza con suficiente anticipación y contempla un análisis riguroso de riesgos.
Al ser un plan «abierto» sin horizonte temporal de ejecución, es necesario mantener actualizado el Plan ante cambios internos o externos que modifiquen los riesgos , los efectos y las medidas tomadas.
Un Plan «completo» incluirá medidas para cubrir el ANTES, DURANTE Y DESPUÉS de que se produzca la eventualidad o riesgo controlado.
Antes
Plan De previsión o Respaldo
Mientras
Plan de Actuación
o Emergencia
Después
Plan De Reflote o Recuperación
Plan de Previsión o Respaldo
Este Plan se ejecuta ANTES que se produzca la Amenaza. Contempla una serie de medidas «cautelares» que deben tomarse HOY para minimizar los efectos futuros de la contingencia «imprevista».
El objetivo es controlar el riesgo para evitar que se produzca y/o que sus efectos sean mínimos en caso de producirse.
Veamos un ejemplo….
Es fácil que muchas empresas se «protejan» ante ciertos riesgos externos como Incendios, perdida de actividad, avería, etc, contratando seguros, teniendo un protocolo de seguridad etc.
Veamos un ejemplo….
Para preservar la liquidez de la empresa, una medida eficaz es contar con un fondo de reserva en activos líquidos de mínimo un mes óptimo tres. (caja de seguridad).
Plan de Actuación o Emergencia
Este Plan se ejecuta DURANTE el estado de Amenaza. Contempla una serie de medidas a corto plazo «de choque» a poner en marcha cuando se desencadena la Amenaza.
El objetivo es afrontar la situación Crítica cuanto antes, minimizar los daños y garantizar la recuperación rápida de la empresa
Veamos un ejemplo….
El Plan de Emergencia ante un ataque cibernético puede preveer una cuarentena de la empresa. Aislando las comunicaciones externas de la compañía p.e. bloqueando el acceso a internet y email externos durante el tiempo que permanezca el ataque y la recuperación de las copias de seguridad en caso de pérdida de datos.
Veamos otro ejemplo….
El Plan de Emergencia ante un cese total en la actividad (p.e. el estado de alarma del Covid-19), buscará garantizar la viabilidad económica de la empresa.
Las medidas a adoptar a corto plazo buscan mejorar la salud financiera de la empresa minimizando por ejemplo la estructura interna «a mínimos» o inyectando liquidez en la Situación de Tesorería.
Algunas medidas pueden ser: Aplazamiento de pagos, búsqueda de financiación externa, subvenciones, reajuste de plantilla temporal, reducción en los gastos variables durante el periodo de inactividad , renegociación contractual de gastos fijos.
Plan de Reflote o Recuperación
Este Plan se ejecuta DESPUÉS que se produzca la Amenaza. Contempla una serie de medidas de reestructuración interna financiera y organizativa que persiguen acelerar la recuperación.
El objetivo es conseguir recuperar la situación inicial cuanto antes una vez pasada la amenaza, aprovechando para adoptar medidas sólidas de apoyo al crecimiento.
El Plan de reflote variará en función de la contingencia que lo provoque, de su alcance temporal e impacto en los resultados de la empresa.
Veamos un ejemplo….
SI partimos de una situación «Grave» de insolvencia financiera provocada por un cese de la actividad durante un periodo amplio de tiempo; el plan de Reflote contemplará la reestructuración operativa y financiera de la compañía.
Por ejemplo, podrían reestructurarse departamentos o procesos, cambiar o adaptar la oferta de productos o servicios, externalizar procesos, cambiar de proveedores, renegociar deuda bancaria….etc.
Veamos otro ejemplo….
SI partimos de una situación «Moderada» donde no peligra la salud financiera de la empresa pero se estima una bajada en las ventas o la producción; es necesario ajustar las previsiones de acuerdo a un plan de viabilidad que contemple diferentes escenarios de crecimiento futuro.
Por ejemplo, se podría plantear un escenario de Bajada de la Demanda y ajustar las previsiones de Venta y los gastos variables a este escenario, replanteando también ciertos ajustes estructurales si la viabilidad se ve comprometida.
¿Que pasos hay que seguir para elaborar un Plan de Contingencia ?
Análisis Inicial.
Elaboración de los Planes de actuación.
Ejecución de los Planes
Evaluación y control de resultados.
Corrección dinámica de los resultados.
Análisis Inicial o Diagnóstico de Riesgos
El análisis Inicial busca….
Determinar que factores hay que preservar en la empresa, por ser estos los que tienen mayor impacto en la continuidad del negocio.
Son los que tendremos que «proteger» y «controlar» de cerca incluyendo actuaciones que preserven su integridad.
A grandes lineas en esta fase :
- Seleccionamos los recursos y capacidades clave mediante un Análisis Interno.
- Determinamos los riesgos o amenazas a controlar.
- Definir cada contingencia.
- Medimos El IMPACTO de cada contingencia en los resultados .
- Clasificamos Cada contingencia en función del IMPACTO como GRAVE, MODERADA y DÉBIL.
Elaboración de los Planes de Actuación
Los Planes buscan …..
Determinar los acciones concretas a seguir en cada momento del tiempo, determinar los recursos necesarios y los responsables de su ejecución.
A grandes lineas en esta fase:
- Determinar el paquete de Medidas a tomar ANTES, MIENTRAS Y DESPUÉS de que se produzca la incidencia. (o una de ellas si se realiza solo un plan temporal).
- Determinar los Recursos humanos, materiales y organizativos vinculados a cada medida.
- Elaborar el coste de cada medida, el impacto global en los resultados de la empresa.
- Viabilidad del Plan: Medir el IMPACTO Global en los resultados del Plan de contingencia aprobado.
- Asignar un responsable al Plan de actuación .
- Elaborar un listado de personal involucrado en el Plan y delimitar sus responsabilidades.
- Establecer una planificación temporal de las actuaciones a poner en marcha.
Ejecución de los Planes
La activación del Plan…
Se producirá en cuanto éste entre en vigor.
Si la Empresa está actuando ANTES, es decir, Preventivamente, será INMEDIATAMENTE.
Si no prevée actuaciones preventivas, será cuando se dé la contingencia.
Si por el contrario, en el peor de los casos, no ha actuado a tiempo, será al final , es decir : DESPUÉS, cuando se trata de paliar el daño ya hecho.
Controlar la evolución del Plan
El Control….
Se llevará a cabo de forma periódica mientras se esté ejecutando el Plan.
El responsable del Plan deberá medir si las acciones que se han planificado son suficientes para cubrir la contingencia y por tanto, garantizan la continuidad del negocio.
Es probable que este control implique un ajuste casi inicial de las medidas planificadas por ser insuficientes o excesivas de acuerdo a la realidad actual.
En cualquier caso, se deberá establecer un mecanismo ágil de medición de los resultados de las acciones en el muy corto plazo.
Ajustes del Plan : corrigiendo los resultados.
El Ajuste….
Es probable que durante la evaluación y el control del plan, se detecten ajustes necesarios.
Los ajustes persiguen adecuar las medidas a la realidad de la contingencia actual.
Los resultados del ajuste deberán quedar contemplados en el Plan de Viabilidad.
Conclusión
No hay que esperar que se desencadene la Amenaza para tu negocio para preparar un Plan de Acción.
Tampoco es necesario contemplar todas las contingencias posibles Un plan de contingencias «completo» que incluya pocas medidas pero eficaces es suficiente para cubrir los riesgos económicos de tu negocio y su continuidad futura.
Recuerda además que al margen de las contingencias «económicas» tu empresa deberá preveer un plan de actuación para cubrir otro «tipo de riesgos» en materia de Seguridad, integridad y protección de los empleados, éticas y medioambientales.
Ahora es el momento de empezar a redefinir tu Plan estratégico, y plantear opciones que te permitan continuar creciendo ante situaciones no tan favorables como esperabas.
Si te planteabas realizar una serie de inversiones en el corto plazo, quizás es el momento de plantear vías alternativas menos costosas que te permitan afrontar un posible caída en la actividad económica.
SI quieres puedo ayudarte a redefinir tu estrategia, no dudes en contactarme.
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