Sea cual sea la fase en que se encuentra tu proyecto, si hay algo que seguro tienes claro, es que para poder avanzar y crecer, tienes que ser capaz de saber en qué punto te encuentras, qué estás haciendo bien, regular y qué mal.
Y esto sólo se consigue con Control: analizando, midiendo y evaluando los resultados de tus acciones, y planificando las futuras acciones a tomar en función de ello.
El control de Gestión es Si o Si una pieza clave en la estrategia de tu negocio. Es sin duda, la única manera de avanzar con buen paso hacia el siguiente escalón: asegurarte de que no queda ningún cabo suelto, tener la certeza de que lo “estás haciendo bien”.
No te engañes, el Control no es algo reservado a los “grandes”, sea cual sea tu tamaño puedes (y debes) construir un sistema que te permita controlar la evolución de tu negocio.
La clave está en conocer tus necesidades y adecuar el sistema de control a tu estrategia.
Si te interesa conocer las claves para diseñar un sistema de control de getión “a tu medida” sigue leyendo este post.
Que es el Control de Gestión.
El control de gestión es la función empresarial que se encarga de revisar, auditar y supervisar el grado de cumplimiento que tu negocio tiene en el día a día respecto al plan Previsto.
Esta función junto al análisis y la planificación de negocio son piezas clave en el desarrollo de cualquier estrategia dónde es necesario analizar el contexto actual, planificar el futuro y controlar que los planes previstos se ajusten a las previsiones.
Por lo tanto tres funciones :
Análisis.
Planificación
Control.
Con un Objetivo:
Guiar la estrategia de la empresa y facilitar la toma de decisiones.
Estas tres funciones son “facilitadoras” de las dos siguientes responsabilidades de la alta Dirección:
- Organizar y priorizar las acciones a realizar
- Ejecutar las acciones.
El Control de Gestión Integral actúa como elemento “cohesionador” de las diferentes áreas de la empresa. Su función es detectar, controlar y corregir los factores clave de cada área que tienen una incidencia directa o indirecta en la consecución de los objetivos marcados en tu Plan estratégico.
Quién realiza el control de gestión en la empresa
EL control del negocio puede encontrarse dividido dentro de la empresa en diferentes roles.
A las personas que realizan esta tarea se les llama «controllers», aunque también encontrarás otros perfiles con funciones similares y otros nombres cómo Analista de negocio, Business partner, FP & A . etc.
En pequeñas empresas, además es habitual que sea la propia Dirección General la que asuma las «riendas» del control de gestión, delegando parte de los trabajos y funciones en personal de su confianza.
En general, el perfil del controller senior corresponde al de un profesional con formación superior en la rama de empresa o industrial en función del área en la que realice su actividad.
Como implantar un sistema de control de gestión en tu negocio en 4 pasos.
SI estás decidido a coger las riendas de tu negocio y quieres olvidarte de esa sensación de “actuar a ciegas” empieza definiendo un sistema de control de gestión que te permita evaluar tu desempeño.
Estos son los pasos que tienes que seguir:
Visualizar la Visión del futuro y decidir la Meta.
Cualquier proceso comienza con el análisis del punto de partida y la determinación de qué se espera conseguir: la meta final y última.
Para ello es básico conocer en qué punto estas, así que interroga te:
- ¿Tienes definido un Plan estratégico para tu negocio?
- ¿Visualizas dónde quieres estar en un plazo de 5 años vista?
SI tus respuestas son que NO, será difícil que tengas clara, cuál es tu meta. Y sin meta, difícilmente podrás saber cuáles son los pasos que tienes que dar para llegar a tu destino, mucho menos medir y controlar si los estás dando de forma adecuada.
Es básico antes de empezar disponer de un enfoque claro de la misión y de la visión perseguida en nuestro proyecto.
Para fijar la meta es básico partir del análisis de la situación de partida (DAFO) y decidir en base a ello la estrategia a seguir para cumplir la visión perseguida.
Define los Objetivos SMART
Si ya tenemos clara la estrategia a seguir para alcanzar nuestra visión, es momento de decidir que Objetivos estratégicos SMART (Específico, medible, alcanzable, relevante y con un plazo) medirán el desarrollo de la estrategia escogida.
Sin objetivos, no hay planificación, y sin planificación no hay control, así de simple.
Los objetivos SMART son en realidad el resultado de desmenuzar el objetivo-Meta o visión perseguida de nuestra misión, en subpartes, necesarias para la consecución del primero.
Define los indicadores de seguimiento.
Cada objetivo SMART debe tener un indicador principal que lo mida y puede tener varios indicadores auxiliares que lo complementen.
La definición de los KPI o indicadores clave de rendimiento, te permitirá formular y medir el cumplimiento de los objetivos.
Es momento de “comprometerse” y fijar valores para los indicadores clave.
Estos valores «Objetivo» son los que convierten los objetivos en algo concreto y medible.
El valor a alcanzar en nuestro objetivo debe ser realista y alcanzable en el plazo previsto.
Planificación temporal de los objetivos
Para que un sistema de control de gestión sea realmente útil y eficaz, debes poder medir tus acciones en el muy corto plazo.
De nada sirve fijar un objetivo anual de crecimiento de ventas, por ejemplo, del 30%, si no sabes cuánto tienen que crecer tus ventas mensualmente para llegar a conseguir ese objetivo.
Fraccionar el objetivo, en micro-objetivos, mensuales o incluso diarios, es algo necesario para poder analizar antes del “vencimiento” si vamos a lograr o no los objetivos, y tomar a tiempo, las decisiones oportunas.
Definir la metodología y herramientas de control
Los recursos disponibles
Para disponer de un sistema de control de gestión eficaz no basta con definir y cuantificar los objetivos.
Debes disponer de los medios suficientes para analizar y controlar tu gestión de forma ágil, fiable y eficaz.
Dicho de otro modo, si escoges unos indicadores, cuyos valores son difíciles de obtener, y por tanto son costosos y además poco fiables, deberás replantearte si este indicador es el adecuado o si por el contrario es tu sistema interno de gestión el que no lo es.
Por tanto requisito previo:
Analizar los recursos disponibles y decidir si son suficientes o no para realizar un control eficaz.
Por recursos entendemos: los técnicos (sistema informático, información contable, bases de datos, Excels, etc) y los humanos (personal capacitado y disponible para realizar la tarea).
Herramientas de control
Una vez tu sistema esté preparado para soportar la función de control que has decidido, debes decidir que herramientas utilizarás para controlar tu gestión.
Las dos herramientas básicas a nivel de control de gestión que son catalizadoras de los objetivos económicos de la empresa son:
- El Presupuesto anual. Que recogerá la evolución prevista de las cuentas anuales como resultado del fraccionamiento de los objetivos al máximo nivel de detalle.
- El cuadro de mando. Es un “resumen” a modo “flash” de los indicadores que miden nuestros objetivos.
No es obligado trabajar ni con uno ni con otro, aunque es muy aconsejable.
En efecto, todo dependerá de tus objetivos:
Si tu único objetivo es “incrementar las ventas en un 30%” y te da “igual” a que coste (cosa que parece improbable), no necesites recoger los objetivos de rentabilidad, ni por tanto el presupuesto de gastos. Te serviría con un simple informe de ventas dónde se recogiera la variación en el valor real y el objetivo.
Definir la metodología
Debes ser sistemático a la hora de recoger y evaluar la información a tratar.
Ello implicar fijar un procedimiento de control dónde se establezcan:
- Los inputs, datos o fuentes de información: cuales son, cuando se requerirán (fecha y periodicidad), el responsable de los datos, los riesgos, limitaciones o condicionantes para su obtención.
- La Elaboración o transformación de los datos: cómo se llega a obtener cada indicador (fórmulas, cálculos) a partir de los inputs, responsable de su elaboración, fecha máxima de los datos tratados, soporte en que se presentan (informe, base de datos, Excel, etc).
- Los Informes que se obtendrán mensualmente, responsable y plazo.
- Las acciones previstas sobre el control de gestión: reporting, reuniones, comunicación, análisis, revisión …
Conclusiones
Tanto si estás comenzando cómo si tu negocio lleva un tiempo debes medir y controlar los resultados obtenidos con Control.
El secreto está en adaptar el sistema de control de gestión a las necesidades de tu negocio y a tu momento de crecimiento.
Medir Si, pero aquello que sea necesario, aquellos que defina la consecución de tus objetivos.
Recuerda la regla de “menos es más” y no intentes medirlo todo, porque lo que pasará finalmente es que no medirás nada.
